6 دی؛ روز دفاتر اسناد رسمی

نوشتن اسناد رسمی و ثبت اسناد نوین دارای پیشنه زیادی است و نمونه‌های زیادی از اسناد وقف و بیمه و کار را در الواح و اوراق گذشته می‌توان پیدا کرد. آیه ۲۸۲ سوره بقره که به آن آیه دَین، تداین یا مداینه و قرض نیز می‌گویند و طولانی‌ترین آیه قرآن محسوب می‌شود به لزوم کتابت سند برای وام اشاره می‌کند. تداین بمعنی پیش خرید و پیش فروش - یا نسیه یا اجاره و هر معامله‌ای که یکی از عوضین آن مدت دار باشد. این آیه اصول و روش انجام قرارداد‌ها و دیون مدت دار را از نظر قرآن تبیین می‌نماید. ۶ دی ماه که دویست و هشتاد و دومین روز از سال است با الهام از آیه ۲۸۲ قرآن و با تاکید بر عبارت «کاتب بالعدل» در این آیه، از سوی کانون سردفتران و دفتریاران به عنوان روز دفاتر رسمی پیشنهاد و مورد قبول واقع شد. روز یکم تا ششم دی ماه نیز به عنوان «هفته سند رسمی » تعیین گردیده است.

«ای کسانی که ایمان آورده اید، هنگامی که دینی را تا مدت معینی (به خاطر گرفتن وام یا داد و ستد) به یکدیگر بدهکار شدید آن را بنویسید، و باید (سند آن را) در میان خودتان نویسنده‌ای به عدالت بنگارد، و هرگز نباید نویسنده از نوشتن آن- همان گونه که خدا به وی آموخته- امتناع ورزد، او باید بنویسد و کسی که حق به گردن اوست (بدهکار) املا کند، و از خداوند که پروردگار اوست پروا نماید و از حق چیزی را کم نگذارد، و اگر کسی که حق به گردن اوست سفیه یا ناتوان (سنّی) باشد یا (به خاطر آفت زبان) نتواند املا کند، ولیّ او به عدالت املا نماید؛ و دو گواه از مردانتان (مردان مسلمان) را به شهادت بطلبید، و اگر دو مرد نباشد، یک مرد و دو زن را از میان گواهانی که (از دینشان) رضایت دارید گواه بگیرید، تا اگر یکی از آن دو زن فراموش نمود آن دیگری او را یادآوری نماید. و، چون گواهان (برای تحمل شهادت یا اداء آن) دعوت شوند خودداری نکنند؛ و از نوشتن بدهیی که تا مدتی معین مهلت دارد، کوچک باشد یا بزرگ، ملول نشوید. این کار در نزد خدا عادلانه‌تر و برای گواهی استوارتر و به اینکه شک نکنید (و نزاعی برنخیزد) نزدیکتر است، مگر آنکه داد و ستدی نقدی باشد که در میان خود تبادل می‌کنید، که بر شما گناهی نیست که آن را ننویسید؛ و (بهتر است که) هر زمان داد و ستد کنید شاهد بگیرید، و نباید نویسنده و گواه (به واسطه زیاد و کم کردن، به صاحب حق) ضرر بزنند و نباید به نویسنده و شاهد به سبب ندادن حقشان ضرر برسد، و اگر چنین کنید برای شما فسق و گناه است؛ و از خدا پروا کنید، و خدا به شما می‌آموزد و خدا به همه چیز داناست.» (ترجمه از آیت الله مشکینی)

دفتر اسناد رسمی (یا دفترخانه یا محضر) یک نهاد مدنی برای تنظیم حرفه‌ای عقود و قرارداد‌ها و ثبت رسمی اسناد در ایران است. هرچند این نهاد وابسته به قوه قضائیه ایران است، ولی بصورت مستقل و بدون وابستگی مالی به حاکمیت سیاسی اداره می‌شود. دفتر اسناد رسمی به عنوان یک مرکز حقوقی و مدنی رابط حاکمیت و شهروندان است، مهم‌ترین کار این نهاد تأمین و تضمین امنیت حقوقی و اقتصادی جامعه است. این نهاد دارای مسئولیتی مستقل از دولت و قوای حاکم است و با تنظیم دقیق اسناد در جلوگیری از وقوع نزاع‌های بی‌مورد و کاهش مراجعات مردم به محاکم دادگستری نقش دارند. کمک به تأمین بهداشت حقوقی جامعه، از طریق تثبیت مالکیت شهروندان بر اموال و دارائی‌های خود و رسمیت بخشیدن به عقود و تعهدات و وصول برخی درآمد‌های دولت از کار‌های دیگر این نهاد است.
از ابتدای تأسیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و در نظام و ساختار سنتی و قدیمی اداری و مدیریتی آن، بخشی از وظایف اجرایی بر عهده نهاد‌های تخصصی مدنی یعنی دفاتر اسناد رسمی و دفاتر ازدواج و طلاق محول شده‌است. دفاتر اسناد رسمی بخش قابل توجهی از عرضه خدمات ثبتی و تنظیم و ثبت اسناد رسمی را بر عهده داشته و ضمن انجام امور مزبور کار مشاوره رایگان و خدمات معاضدت قضایی جامعه را نیز انجام می‌دهند. واگذاری بخشی از امور حاکمیتی شامل ثبت نقل و انتقالات و تعهدات توسط قوه قضائیه به بخش خصوصی متخصص، علاوه بر بالا بردن دقت در تنظیم اسناد و سلب مسئولیت حاکمیت در این زمینه، قسمت مهمی از شکایات علیه حکومت یا کارگزاران حکومتی و جبران خسارات ناشی از اشتباه در تنظیم اسناد را به سمت گروهی از خود مردم یعنی سردفتران اسناد رسمی هدایت نموده‌است.

اگرچه آمار دقیقی از تعداد تخلفات دفاتر اسناد رسمی در اختیار سازمان ثبت وجود ندارد اما متاسفانه گاهی تخلفاتی صورت گرفته و گزارش می گردد. مطابق ماده ۱۶ آیین‌نامه دفاتر اسناد رسمی که در سال ۱۳۱۷ تصویب شده؛ مقرر است که هیچ سندی را نمی‌توان تنظیم و در دفاتر اسناد رسمی ثبت کرد مگر آنکه موافق مقررات و قانون باشد. بعد از تصویب این قانون سردفتران و دفتریارانی که برخلاف قانون، سندی را تنظیم و ثبت کنند متخلف محسوب می‌شوند. این تخلفات را می توان اینگونه تقسیم بندی کرد:

تخلف به ضرر مراجعین: شایع‌ترین تخلف در دفاتر اسناد رسمی اخذ حق‌التحریر اضافی از مشتریان است. تخلف به ضرر دولت: در حین تنظیم سند رسمی، سردفتر باید مدارکی را برای جلب موافقت از ادارات مربوطه استعلام و از طرفین دریافت کند. اگر این کار انجام نشود، تخلف محسوب می شود. کوتاهی در وصول حقوق دولتی نظیر مالیات نقل و انتقال خودرو و حق‌الثبت نیز می‌تواند یکی از تخلفات در دفاتر اسناد رسمی باشد تخلف مخل نظم معاملات: این‌گونه تخلفات علاوه بر اینکه ممکن است باعث ورود خسارت به طرفین معامله شود می‌تواند بهداشت حقوقی جامعه را نیز تهدید نماید. تخلفاتی مانند تنظیم سند بدون حضور اشخاصی که قانوناً باید هنگام تنظیم سند حضور داشته باشند، طبق ماده ۱۰۰ قانون ثبت، جعل در اسناد رسمی شناخته می‌شود که معمولاً برای آن‌ها «مجازات کیفری» نیز در نظر گرفته می‌شود.

۶ دی ماه برای تبیین جایگاه و اهمیت "سند رسمی" در کشور و ایجاد توجه و تمرکز همگان نسبت به اهمیت و اعتبار سند رسمی به عنوان روز دفاتر رسمی نامگذاری شده است.
ثبت سند رسمی نقش زیادی در پیشرفت اقتصادی کشور دارد. مقام معظم رهبری نیز در «برنامه ششم توسعه» به حمایت قضایی از حق مالکیت و سرمایۀ بخش خصوصی و خارجی و توسعه ثبت رسمی و اسناد مالکیت تایید کرده اند.
۶ دی ماه فرصتی برای یادآوری نقش اسناد رسمی و حفظ بهداشت حقوقی است. این روز روز تجلیل و معرفی جایگاه مرزداران پنهان این آب و خاک و روز گرامیداشت زحمات حقوقدانان مورد اعتماد مردم و ارج نهادن به مقام بلند سردفتران است.
هر ساله روز "دفاتر اسناد رسمی" به پاس سال‌ها خدمت رسانی خانوادۀ بزرگ دفاتر اسناد به کشور و مردم، گرامی داشته می‌شود.