خرید نرم‌افزار«BPMS» یا خرید اتوماسیون اداری؟

به گزارش بازرگانی خبرگزاری مهر، فناوری تأثیر جدی در کارهای روزمره‌ی اداری شرکت‌ها داشته است. ایمیل‌ها جایگزین یادداشت‌ها شدند، درایوهای اشتراکی قفسه‌های بایگانی را حذف کردند و احراز هویت بیومتریک باعث شده که دیگر نیاز به مهر و امضای کارکنان نباشد. بسیاری از کسب‌وکارها فکر می‌کنند که تنها به این دلیل که صرفاً کاغذبازی‌های اداری حذف‌شده دیگر آن‌ها به حد مطلوب استفاده از اتوماسیون اداری رسیدند. اما اتوماسیون اداری در کل یک بازی متفاوت است. استفاده از فرم‌های آنلاین و ارسال دعوت‌نامه از طریق Google Calendar ممکن است به این معنی باشد که شما تا حد زیادی از کاغذبازی فاصله گرفتید اما به این معنی نیست که شرکت شما به شکل کامل اتوماسیون است. این فقط به این معنی است که شما به‌جای استفاده از کاغذ به سمت استفاده از داده حرکت کردید و کار دستی هم‌اکنون الکترونیکی شده اما دفتر کار شما هنوز هم اتوماسیون نیست.

مقایسه‌ی نرم‌افزار BPMS و نرم‌افزار اتوماسیون اداری ( Office automation software)

در ۵۰ ساله گذشته سازمان‌ها و شرکت‌های زیادی در ایران با چالش الکترونیکی نمودن مکاتبات اداری خود روبرو بودند و اولین راه‌حل را در استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون اداری یافتند. هدف اولیه، حذف کاغذ و کاغذبازی بود. نرم‌افزاری موردنیاز بود برای اسکن نامه‌ها و مکاتبات و به گردش انداختن درخواست‌ها داخل نرم‌افزاری تحت وب و در صفحه‌ای به نام “کارتابل". تا به اینجای کار با استفاده از اتوماسیون در سطح بلوغ اول فناوری اطلاعات گام بزرگی برداشته شد. کاغذ تبدیل به فایل اسکن شده یا متن تایپ‌شده شد و بجای امضا و ممیزی دستی، فرم‌های کاغذی و پیگیری اتاق به اتاق، تمام گردش کار داخل یک نرم‌افزار و با مدیریت اطلاعات انجام می‌شد.

بعد از چند سال با معرفی مفاهیم هوش تجاری و داشبورد مدیریتی مدیران فناوری اطلاعات شرکت‌ها و سازمان‌ها درصدد استفاده از اطلاعات جمع‌آوری‌شده طی چند سال گذشته خود در سامانه‌ی اتوماسیون اداری برآمدند که با مشکلاتی جدی مواجه شدند.

اطلاعات جمع‌آوری‌شده در بانک اطلاعاتی نرم‌افزار اتوماسیون اداری قابل‌پردازش و گزارش‌گیری نبود. آن‌ها تنها قادر بودند تا تعداد نامه‌ها و مکاتبات را در چند سطح تفکیک کرده و مقایسه کنند. ولی موضوع هوش تجاری، پردازش اطلاعات داخل نامه‌ها و مکاتبات بود نه آمار تعداد مکاتبات و این به معنای از دست دادن حجم بالای اطلاعات در زمان ثبت در اتوماسیون اداری بود، زیرا نحوه‌ی بارگزاری اطلاعات در سامانه، ساختار مشخص و قابل‌تفکیکی نداشت. در پروژه‌های هوش تجاری ۹۹ درصد فایل‌ها با ساختار تصویر و متن قابل‌پردازش نیستند و اطلاعات سوخته به‌حساب می‌آیند. پس سازمان‌ها به جستجوی راه‌حلی پرداختند تا بتواند کمبودهای استفاده از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری و هوش تجاری را برطرف کند.

BPMS ایرانی

ذخیره‌ی ساختاریافته‌ی اطلاعات:

در نرم‌افزار BPMS برای هر مرحله از گردش کار، فرم اطلاعاتی طراحی‌شده (Form Generator) و اطلاعات با تفکیک‌های جزئی در پایگاه اطلاعاتی ذخیره می‌شود؛ به‌عنوان‌مثال برای درخواست مرخصی کارمند از مدیر، قالب درخواست به‌صورت فرم اطلاعاتی در فرم ساز نرم‌افزار طراحی می‌شود و تمام اعداد مربوط به تعداد روز درخواست مرخصی یا تاریخ شروع و پایان مرخصی در جدول اطلاعاتی و در فیلد مربوطه ذخیره می‌شود و این اطلاعات در آینده قابل‌پردازش و گزارش‌گیری هستند.

گردش کار استاندارد و Best Practice

در نرم افزار BPMS خبری از ارجاع نیست بلکه فرایندها به‌صورت استاندارد مدل سازی و پیاده‌سازی می‌شوند و کاربران در هرلحظه وظیفه خود را در کارتابل نرم‌افزار BPMS انجام می‌دهند و مرحله‌ی قبل و بعد کاری نخواهد داشت. این فرآیندها توسط متخصصین مدیریت فرایند در نرم‌افزار BPMS پیاده سازی شدند و کاربران نیازی نیست به قوانین کسب کار اشرافی داشته باشند، به‌عبارت‌دیگر کاربران جزئی از کل هستند.

عدم وابستگی به کاربران کلیدی و باتجربه

فر آ یندهای پیچیده‌ای را در نظر بگیرید که برای سازمان بسیار کلیدی است و عدم مستندسازی این تجربیات هزینه‌ی زیادی برای سازمان در پی خواهد داشت. ولی در نرم‌افزار مدیریت فرآیند جریان، گردش کار مبتنی بر مغز کنترل‌گر فرایند پیمایش می‌شود و تمام قوانین کسب‌وکار در دل فرایندها به‌صورت استاندارد تعریف‌شده است و فرآیند به هیچ کارمندی وابسته نیست.

پیشنهاد ما به شما: مهاجرت هوشمندانه از اتوماسیون اداری به نرم‌افزار BPMS

اگر هنوز از نرم‌افزار اتوماسیون اداری استفاده نکردید، پیشنهاد ما انجام مراحل زیر است:

گردش کار های پرتکرار خود را شناسایی و اولویت‌بندی کنید. گردش کارهای پرتکرار خود را با مصاحبه با ذینفعان در قالب نمودارهای BPMN مدل‌سازی کنید. برای ثبت اطلاعات هر مرحله از گردش کار، در فرم ساز، قالب فرم اطلاعاتی طراحی کنید. گردش کارهای خود را در نرم‌افزار BPMS ایرانی تبدیل به فرایند عملیاتی کنید. از اتوماسیون اداری برای فرایندهای مکانیزه شده استفاده نکنید.

تبریک! شما ۷۰ درصد گردش کارهای خود را از اتوماسیون اداری خارج کردید.

اگر تصمیم به خرید نرم افزار اتوماسیون اداری دارید، دست نگه‌دارید!!!!!

خرید اتوماسیون اداری را فراموش کنید. فرایندهای سازمان خود را اولویت‌بندی کنید. (تعداد تکرار در سال / اهمیت / بار مالی) پنج فرایند مهم سازمان را در قالب BPMN مدل سازی کنید. نسبت به خرید نرم افزار BPMS جریان اقدام کنید و فرایندهای خود را در محیطی پویا پیاده‌سازی کنید.

* این مطلب، یک خبر آگهی بوده و خبرگزاری مهر در محتوای آن هیچ نظری ندارد.