چطور نرم افزارهای اتوماسیون باعث افزایش بهره وری در کسب و کارها می شوند.

اگر یک نگاه به دور و برتان بیندازید به راحتی متوجه می‌شوید که این روزها اتوماسیون در هر جای زندگی ما وجود دارد. کجای زندگی؟ مثلاً یک نگاه به اتو، ماشین لباسشویی و ماشین ظرف‌شویی مورد استفاده در خانه‌‌تان بیندازید یا نه مثلاً نگاهی به سیستم‌های گرمایش و تهویه بیندازید. این‌ها همگی نمونه‌های ساده‌ای از ماشین‌ها و سیستم‌هایی هستند که با اتوماسیون کار می‌کنند. یعنی به شکل خودکار و بدون دخالت یا کمترین دخالت انسانی یک سری کارها انجام می‌شود. امروزه مدیران و کارکنان در صنعت و در سازمان‌ها و شرکت‌ها هم با اتوماسیون، آن هم از نوع پیشرفته‌تر سر و کار دارند و با این سیستم که نوعی ماشینی سازی در فرایند است، به کمک ابزارها و ماشین‌ها بعضی از کارهای انسانی را انجام می‌دهند. در ادامه این مطلب ما می‌خواهیم به جواب این سؤال که اتوماسیون چیست و مزایا و انواع آن بپردازیم و توضیحاتی درباره اتوماسیون اداری و صنعتی که از اتوماسیون‌های پرکاربرد هستند، ارائه بدهیم.

می‌دانید اتوماسیون Automation چیست؟

اصل کلمه اتوماسیون فرانسوی است، اما در انگلیسی به آن اتومیشن گفته می‌شود. البته فرهنگ لغت به ما می‌گوید اتوماسیون یعنی خودکارسازی. در زبان یونان باستان، اتوماسیون به معنای خود فرمان است. در واقع اتوماسیون (Automation) ترکیبی از دو کلمه "automatic" و "operation" است و به معنی عمل و انجام کاری بدون دخالت یا حداقل دخالت انسانی یا عامل خارجی است. البته جالب است بدانید هیچ جواب واحد و ثابتی برای این سؤال که دقیقاً اتوماسیون چیست وجود ندارد. چرا؟ چون سیستم‌های اتوماسیون از ترکیبی از چند سیستم و ابزار تشکیل شده است. یعنی این‌که اتوماسیون می‌تواند از ماشین‌های زیادی تشکیل شده باشد. حالا این ماشین‌ها می‌توانند دستگاه ساده یا تجهیزات پیچیده باشند.

در کل می‌توان گفت اتوماسیون به صورت خودکار با ماشین‌ها انجام می‌شود نه با نیروی انسانی و مشخص است که این کار باعث افزایش سرعت تولید به میزان قابل توجهی می‌شود. در واقع اتوماسیون با یکپارچه‌سازی سیستم‌های مختلف و به کمک بازخوردهای گرفته شده از کنترل، به یک خودکنترلی می‌رسد. شاید بپرسید اتوماسیون در چه زمینه‌هایی وارد میدان می‌شود؟ می‌گوییم زمینه‌های صنعتی، علمی و مدیریتی. حالا اگر یک سیستم اتوماسیون از نیروی انسانی بیشتری استفاده کند به آن نیمه اتوماسیون می‌گویند. در مقابل اگر از نیروی ماشینی بیشتری استفاده کند، اتوماسیون کامل نامیده می‌شود.

مزایای استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون چیست؟

نرم‌افزارهای اتوماسیون در واقع سیستم‌هایی هستند که از زمان انقلاب صنعتی توسعه یافتند و بر روی آن‌ها کار شد و به همین دلیل مزایای زیادی هم دارد. با پیشرفت زمان در زمینه اتوماسیون و تولید انواع نرم‌افزارهای اتوماسیون، فضای رقابتی هم بیشتر شده است. این فضای رقابت باعث شده شرکت‌هایی که سیستم‌های اتوماسیون تولید می‌کنند شروع به تولید سیستم‌های سریع‌تر با انعطاف‌پذیری بیشتر بکنند که برای همه مناسب باشد. در نتیجه شرکت‌های اتوماسیون شروع به تولید اتوماسیون‌هایی کردند که مزایای زیادی برای مشتریان خود دارد. از مزایای اتوماسیون می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

از آنجایی که در شرکت‌هایی که نرم افزار اتوماسیون تولید می‌کنند، دقت انجام کار بسیار بالا و با حساسیت انجام می‌پذیرد، در نتیجه ضریب خطا بسیار پایین و کیفیت محصول تولید شده بالاست. سیستم‌های اتوماسیون بدون وقفه و سریع کار می‌کنند، پس می‌توانند در مدت زمان بسیار کوتاهی بازدهی بالایی داشته باشند. مثلاً در زمینه صنعت، یک ماشین با کمک اتوماسیون می‌تواند کاری که یک کارگر در یک هفته انجام می‌دهد، طی یک روز تمام کند. خب می‌بینید که همین مورد چقدر باعث صرفه‌جویی در زمان نیز می‌شود. تصادفات شغلی هنگام تولید با سیستم اتوماسیون به طور محسوسی کاهش می‌یابد. نرم‌افزار اتوماسیون در کارهای بلند مدت تولید را با هزینه کمتر نسبت به تولید با نیروی انسانی تکمیل می‌کند. یعنی با کاهش هزینه رو به رو می‌شویم. شرکتی که کار به صورت اتوماتیک و بدون خطا را به وسیله اتوماسیون انتخاب می‌کند بیشتر از دیگر شرکت‌ها مورد توجه قرار می‌گیرد و در محیط رقابت این مورد تأثیر مثبتی دارد.

سیستم‌های اتوماسیون بدون وقفه و سریع کار می‌کنند، خطا در آن‌ها بسیار پایین است و می‌توانند در مدت زمان بسیار کوتاهی بازدهی بالاتری با صرف هزینه کمتر داشته باشند

انواع سیستم‌های اتوماسیون را بشناسید

سیستم‌ها یا نرم‌افزارهای اتوماسیون انواع مختلفی دارند از جمله:

اتوماسیون صنعتی اتوماسیون اداری اتوماسیون کارخانه اتوماسیون گلخانه اتوماسیون دانشجویی سیستم‌های اتوماسیون روشنایی plc اتوماسیون اتوماسیون انبار

اما در بین این موارد، اتوماسیون اداری و اتوماسیون صنعتی بیشترین کاربرد را دارد. در ادامه ما به توضیحاتی در ارتباط با این دو مورد می‌پردازیم.

اتوماسیون صنعتی:

این اتوماسیون بیشتر با ماشین سر و کار دارد هر چیزی مثل موتور، دریل، تسمه نقاله و موارد دیگر که تحت دستگاه‌های الکترومکانیکی یا ماشین‌های شیمیایی قرار می‌گیرند. در واقع به بهره‌گیری از سیستم‌های مکانیکی و الکترونیکی و همچنین کامپیوتری در خط تولید اتوماسیون صنعتی گفته می‌شود. هدف اصلی این اتوماسیون‌ها هم افزایش تولید، پایین آوردن هزینه‌ها، افزایش کیفیت محصول، کم کردن مصرف انرژی و استفاده مؤثر و بهینه از مواد اولیه است. البته با گذشت زمان و تغییرات اقتصاد صنعتی، استراتژی‌های تجاری اتوماسیون صنعتی هم تغییر کرده‌اند‌. سیستم‌های اتوماسیون صنعتی باید به شکلی طراحی بشوند که آلارم‌های کاری، آلارم‌های ایمنی و آلارم‌های هشداردهنده را ارائه بدهند و همه این آلارم‌ها را ضبط و تجزیه و تحلیل کنند.

اتوماسیون اداری:

سیستم خودکارسازی فعالیت‌های مربوط به روش‌های ثبت و تنظیم و مدیریت در روندهای اداری، امور مالی و فنی است. به طور کلی ذخیره‌سازی داده‌های خام، انتقال الکترونیکی و همچنین مدیریت اطلاعات کسب و کار الکترونیک، از هدف‌های اصلی در یک سیستم اتوماسیون است. اتوماسیون اداری هم با توجه به این موارد به خودکار‌سازی و بهینه‌سازی رویه‌های جاری سازمان‌ها کمک می‌کند. این سیستم وقتی وارد میدان بشود تمام روش‌های قدیمی و سنتی را در بخش‌های مختلف مثل مکاتبات، ثبت و ارسال و دریافت نامه، آرشیو و بایگانی اسناد و مدارک، ارتباط درون سازمانی و برون سازمانی و موارد دیگر را به حداقل می‌رساند. خلاصه این‌که به شکل کامل یا در حد زیادی مکاتبات کاغذی را حذف می‌کند. با این نرم‌افزار سرعت عمل سازمان‌ها و شرکت‌ها بالا رفته و هزینه‌ها کاهش می‌یابد. از بعد ذخیره‌سازی نیز تعداد بسیار زیادی از گزارش‌ها، نامه‌ها و مدارک و اسناد در حجم بالا ذخیره می‌شود و به راحتی و به شکل دیجیتال در دسترس قرار می‌گیرد. یک اتوماسیون اداری از بخش‌های مختلفی تشکیل شده است از جمله:

دبیرخانه که هسته اساسی یک اتوماسیون اداری است آرشیو الکترونیکی فرم سازی و گردش فرم مدیریت جلسات کارتابل آفلاین پرتال مکاتبات برون سازمانی صندوق پیام سامانه ارسال پیام کوتاه و موارد دیگر.

با این اوصاف مسلماً مدیران سازمان‌ها و شرکت‌ها برای حصول به نتیجه بهتر و سرعت بخشیدن به امور اداری خود به دنبال اتوماسیون اداری باکیفیت و انعطاف‌پذیر هستند. در این زمینه شرکت یگانه سافت یکی از موفق‌ترین تولید‌کنندگان اتوماسیون اداری است که اتوماسیون اداری تحت وب و تحت ویندوز با انعطاف‌پذیری قابل توجهی را روانه بازار کرده است و به این ترتیب به مشتریان خود این امکان را می‌دهد که اتوماسیونی کارآمدتر، سریع‌تر و بدون خطا در اختیار داشته باشند. اتوماسیون اداری یگانه با ویژگی‌هایی مثل:

دسترسی در هر نقطه جغرافیا و در هر زمان، خصوصاً در زمان دورکاری و در شرایط فعلی ناشی از شیوع پاندمی کرونا که در کارها و مشاغل حضوری تأثیر منفی زیادی گذاشته است، جستجو و گزارش‌گیری متنوع، مدیریت هلدینگ و چند سازمانی، سادگی و کارآمدی بالا، پشتیبانی و خدمات پس از فروش، و آموزش و مشاوره،

می‌تواند در جهت ارتقا و پیشرفت سازمان و شرکت‌های استفاده کننده از آن بشود. البته هنوز وجود دارند مدیرانی که در برابر اتوماسیون اداری مقاومت می‌کنند و همین مورد آنها را از گردونه رقابت دور می‌کند. اما با گسترش تکنولوژی و تولید اتوماسیون اداری کارآمد، بهترین راه این است که سازمان و شرکت خود را با استفاده از علم و فناوری روز ارتقا بدهند.

کلام آخر:

نرم‌افزار اتوماسیون در زمینه‌های مختلف اداری، صنعتی و مدیریت با خودکارسازی عملیات، دخالت انسانی را حذف یا به حداقل می‌رساند، در نتیجه خطا کم می‌شود و سرعت و بهره‌وری بالا می‌رود. ما در این مقاله تلاش کردیم تعریف کاملی از سیستم اتوماسیون ارائه بدهیم و به بیان مزایا و انواع آن بپردازیم. در این مطلب گفتیم که اتوماسیون اداری از پرکاربردترین اتوماسیون‌ها محسوب می‌شوند. اتوماسیون اداری یگانه در این زمینه پیشروترین نرم‌افزاری است که با توجه به امکانات و قابلیت‌های به روزی که دارد، می‌تواند بهترین انتخاب برای مدیران سازمان‌ها و شرکت‌ها باشد.

https://yeganehsoft.com/نرم-افزار-اتوماسیون-اداری