با بهترین اپلیکیشن های افزایش بهره وری (productivity) آشنا شوید!

از ایمیل­تان خارج شوید! اتلاف وقت در جلسات را متوقف کنید! هوشمندانه‌­تر کار کنید و نه الزاماً سخت‌­تر! منظم شوید! بهره وری داشته باشید! قبلاً همه ما از این گونه جملات، بسیار شنیده‌­ایم. مشاوره‌­ها و نکات در مورد راه‌­های افزایش بهره وری آنقدر زیاد است که می‌­تواند کتابخانه‌­ها را پر کند، اما در واقع، هیچ روشی که متناسب با همه باشد و برای همه به یک میزان کار کند وجود ندارد. چگونگی رسیدن به افزایش بهره­‌روی و استفاده­‌ی بهینه از وقت و انرژی به میزان زیادی به شخص شما، نحوه پردازش اطلاعات در شما و همچنین مشخصات کار و زندگی شخصی شما بستگی دارد. به همین دلیل لیست ارائه شده در این مقاله برای بهترین برنامه‌‌های بهره‌­وری بسیار متنوع است. برخی از ابزارهای بهره­‌وری به شما کمک می‌­کنند صندوق ورودی ایمیل خود را که همیشه در حال رشد است مدیریت کنید. برخی نیز به طور خودکار وظایف خاصی را برای شما انجام می‌­دهند و به شما اجازه می‌­دهند روی کاری که فقط خودتان می­‌توانید انجام دهید، تمرکز کنید. با داشتن برنامه‌­ها و خدمات بهره وری مناسب در دسترس خود، می‌­توانید روند کار و زندگی‌تان را بهبود ببخشید.

اهداف شما از بهره وری چیست؟

به نظر شما چه تعداد از افرادی که وسواس و دغدغه­‌ی افزایش بهره وری در زندگیشان را دارند وقت می‌­گذارند تا به آنچه می‌­خواهند از بهره­‌وری بدست آورند فکر می‌­کنند؟ در نگاهی سنتی به این کلمه‌­، بهره وری معیاری است که در مقایسه‌­ی خروجی­‌های تولید شده در مقابل ورودی­‌ها بدست می‌­آید. وقتی بهره‌­وری را افزایش می‌­دهید، نتیجه‌­ی آن پول بیشتر، کالاهای بیشتر یا راندمان بیشتر (یعنی تولید همان مقدار خروجی در مدت زمان کوتاه­تر) است. آیا این چیزی است که شما می‌­خواهید؟ یا هدف عمیق‌­تری وجود دارد؟ برای مفاهیمی مثل "پربارتر و مولدتر بودن" تعاریف شخصی­تری نیز وجود دارند. جواب این سوال باید در مورد دستیابی به اهداف و استفاده از وقت خود بر روی کارها و راه‌­های ارزشمند باشد. هدف شما می‌تواند به حداکثر رساندن سود، گرفتن ترفیع یا پرورش علاقه‌­ها و رسیدن به آمال و آرزوهایتان باشد. برخی از افراد می‌­خواهند بهره‌­وری بیشتری داشته باشند تا بتوانند زودتر دفتر کارشان را ترک کنند و وقت بیشتری را با خانواده خود بگذرانند. این یک هدف نهایی عالی است. به مفهوم گسترده‌تر، افراد مولد تعیین می‌­کنند که چگونه می‌­خواهند زندگی کنند و برای امکا‌ن‌پذیر ساختن آن فکر می‌­کنند، برنامه‌­ریزی می‌­کنند و گام بر ­می‌دارند. بازدهی و مثمرثمر بودن گاهی به معنای تمرکز و حواس‌پرتی کمتر است. گاهی نیز به این معنی است که وقت خود را برای انجام کارهایی که فقط از روی عادت و به صورت طوطی‌­وار انجام می‌­دهید، از دست ندهید. بازدهی به معنای داشتن اطلاعات ارزشمند و بینش در مورد کارهای دیگران است در حالیکه این کارها روی کار شما نیز تأثیر می­‌گذارند. بازدهی هم­چنین به معنای داشتن مکالمات کارآمدتر و بایگانی ­شده و قابل جستجو است تا داشتن جلسات بدون نظم و تفکر.

نرم‌­افزار بهره وری چیست؟

نرم‌­افزار بهره وری انجام کارهای شخصی و شغلی شما را آسان­تر و کارآمدتر می‌­کند. این نرم‌­افزار گاهی به صورت مستقیم و گاهی اوقات نیز به صورت غیر مستقیم این کار را انجام می‌­دهد. خواسته‌­های حرفه­‌ای یا شخصی شما هرچه باشد، برنامه­‌های مناسب بهره‌‌وری می‌­توانند به شما در رسیدن به اهدافتان کمک کنند. نرم‌افزارهای بهره­ وری محدوده­‌ی وسیعی از خدمات را شامل می‌­شوند، از افزونه‌­های مرورگر گرفته تا خدماتی که به شما در حفظ روابط مهم کمک می­‌کنند. نرم‌افزارها و خدمات موجود در این لیست از جمله موارد مهم و محبوب ما برای کمک به شما در بهره‌­وری بیشتر، از کارمندان ادارات گرفته تا دانشجویان است. لیست ارائه شده، به هیچ وجه یک لیست جامع نیست، اما امیدواریم که پیشنهادهای مفیدی برای کارهای روزمره شما ارائه دهد و همچنین برخی از نرم‌افزارهای ارزشمند و کمتر شناخته شده را به شما معرفی کند.

بهترین اپلیکیشن­‌های بهره وری شخصی

نرم‌­افزار Apple Shortcuts

رایگان در دستگاه­‌های iOS

Apple Shortcuts یکی از بهترین اپلیکیشن‌­های افزایش بهره وری برای کسانی است که دارای iPhone یا iPad هستند. این برنامه برای شما امکان ایجاد اتوماسیون یا هدایت و کنترل به صورت خودکار را فراهم می‌­کند. به بیان دیگر اتوماسیون یعنی ایجاد یک سری رویدادها که با فعال کردن آنها به طور خودکار اتفاق می­‌افتند. به عنوان مثال، می­‌توانید چنین رویدادی بسازید: "وقتی من به محل کارم رسیدم (براساس GPS) موبایل من را به صورت خودکار در حالت بیصدا (Silent) قرار بده." .به­ عنوان یک مثال دیگر می‌­توانید چنین رویدادی بسازید، "هنگامی که زنگ هشدار بیدار شدن موبایلم را متوقف می­‌کنم، پادکست اخبار صبح را برایم پخش کن" .

نرم‌­افزار Evernote

دارای نسخه رایگان و نسخه غیر رایگان با هزینه از ۷.۹۹ دلار در ماه

اورنوت یک برنامه یادداشت­‌برداری با کاربردهای مختلف است. می‌­توانید ایده­‌های مهم­‌تان را در آن نگه دارید، از لیستی از کتاب‌­های توصیه شده گرفته تا فهرست دستور­العمل‌­های شخصی خود. با استفاده از این اپلیکیشن می­‌توانید با استفاده از امکانات مختلف مانند نوشتن، ضبط صدا، عکس گرفتن، بارگذاری فایلPDF، و موارد دیگر یادداشت‌­برداری کنید. یکی از ویژگی‌­های نسخه­‌های غیر رایگان این نرم‌­افزار این است که وقتی کلمه یا عبارتی را جستجو می­‌کنید، برنامه نه تنها در متن‌­های شما بلکه تصاویر کلمات موجود در عکس­‌ها را نیز جستجو می‌­کند. این بدان معناست که اگر عکسی از علامت "برای فروش" بردارید و بعداً کلمه­ "فروش" را جستجو کنید، اورنوت آن را پیدا می‌­کند. دارندگان حساب غیر رایگان می‌­توانند در فایل­‌های PDF و سایر اسناد بارگذاری­ شده نیز جستجو کنند. اگرچه از اورنوت به عنوان یک برنامه "بهره‌وری شخصی" یاد شده است، اما مطمئناً می­‌توانید از آن به­ عنوان یک برنامه­ یادداشت‌­برداری گروهی نیز استفاده کنید و به صورت جمعی یادداشت­‌های گروه را مشاهده و ویرایش کنید.

نرم‌­افزار IFTTT

رایگان عبارتIFTTT مخفف کلمات "if this, then that."است. این نرم‌­افزار دارای نسخه‌­ی وب و برنامه تلفن همراه است و می‌‌توانید از آن برای ایجاد اتوماسیون و کنترل سفارشی بین خدمات آنلاین و گوشی موبایل­تان استفاده کنید. این نرم‌­افزار شبیه برنامه‌­ی Apple Shortcuts است، با این تفاوت که قدیمی­‌تر است و دارای قابلیت‌­های بیشتری است. به عنوان مثال در IFTTT، می‌­توانید چنین رویدادی را ایجاد کنید: " اگر موعد رویدادی در تقویم Google من فرا رسیده است، یک متن یادآوری شامل نام، زمان و آدرس رویداد را به من ارسال کن!" یا "اگر کسی عکسی از من را در فیس­بوک تگ (tag) کرد، یک نسخه از آن را در Dropbox ذخیره کن" وقتی به IFTTT اجازه می‌د­هید کارهای کوچک مانند این­ها را برای شما انجام دهد، وقت و انرژی بیشتری برای افزایش بهره­‌وری از راه‌­های دیگر بدست خواهید آورد.

نرم‌­افزار Microsoft OneNote

رایگان

اپلیکیشن Microsoft OneNote برنامه یادداشت­‌برداری است که می­‌تواند با سایر محصولات مایکروسافت همگام‌­سازی شود. اگر چه از نظر ایده‌­ی کلی مشابه Evernote است، اما OneNote از لحاظ صفحه‌­آرایی کاملاً متفاوت است. هر صفحه برای یادداشت‌­ها بیشتر به یک صفحه مقوایی شباهت دارد تا یک سند پردازش کلمات. شما می‌­توانید متن، تصاویر و سایر فایل‌­هایتان را انتخاب کنید و آنها را به دلخواه خود در صفحه­‌ی یاداشت‌برداری جابجا کنید. اگر از Microsoft OneDrive برای ذخیره‌سازی یا از Outlook برای ایمیل و تقویم استفاده می‌­کنید، انتخاب وان‌­نوت یک انتخاب طبیعی است، زیرا ارتباط تنگاتنگی با هر دو برنامه دارد. وان‌­نوت برای دانش‌آموزان، دارای برخی ویژگی‌­های خاص مربوط به ریاضیات است. همچنین اگر از این اپلیکیشن به صورت همزمان برای ضبط سخنرانی صوتی و یادداشت‌­برداری استفاده کنید، با ویژگی‌­های خوبی روبرو خواهید شد که در آن اگر سخنرانی را پخش کنید، یادداشت­‌های مربوط به آن به صورت همزمان و همگام­‌شده نمایش داده خواهند شد، مثل اینکه با صدا هماهنگ شده باشند.

بهره وری و تمرکز با نرم‌­افزار RescueTime

دارای نسخه­‌ی رایگان و نسخه‌­ی غیر رایگان با هزینه‌­ی ۹ دلار در ماه یا ۷۲ دلار در سال

اپلیکیشن RescueTime همان کاری را که نرم‌­افزارهای شمارش کالری برای کاهش وزن انجام می‌­دهند، برای بهره‌­وری شما انجام می‌­دهد: این نرم‌افزار توجه و بینش شما را به عادت‌­های واقعی شما جلب می‌­کند. نکته‌­ای که مهم است این است که شما نمی‌­توانید عادت‌های خود را تغییر دهید، مگر اینکه بدانید که عادت‌­های بد شما چه هستند! RescueTime ابزاری برای ردیابی زمان است و برنامه‌­هایی را که استفاده می‌­کنید، وب‌­سایت‌هایی که بازدید می‌کنید و وقفه‌­هایی را که هنگام کار انجام می‌­دهید، ثبت می‌کند. به این ترتیب می­‌توانید دقیقاً ببینید که وقت خود را چگونه پشت کامپیوتر یا گوشی‌­تان گذرانده­‌اید. این اپلیکیشن همچنین هر برنامه و وب­‌سایتی را که استفاده می‌­کنید به پنج رتبه بهره‌­وری طبقه­‌بندی می­‌کند که البته می‌­توانید آنها را تغییر دهید: ۱) بسیار پربازده، ۲) پربازده، ۳) خنثی، ۴) حواس­پرت‌ ­کننده و ۵) بسیار حواس­پرت­ کننده. همچنین آنها را بر اساس انواع دیگر طبقه‌­بندی مانند ارتباطات و زمان‌­بندی، شبکه­‌های اجتماعی، سرگرمی و موارد دیگر دسته‌­بندی می‌­کند. باز هم اشاره می‌­کنم که می‌توانید طبقه‌­بندی‌­ها را تغییر دهید تا به نحوی که می‌­خواهید نتایج کار شما را منعکس کنند. این اپلیکیشن همچنین می‌­تواند سایت‌­های حواس‌پرت ­کننده را در مواقعی که نیاز به تمرکز دارید مسدود کند و به شما در تعیین اهداف کاری که می­‌خواهید انجام دهید کمک می‌­کند.

نرم‌­افزار SaneBox

غیر رایگان با هزینه­ ۷ دلار در ماه

اپلیکیشن SaneBox بهترین سرویسی است که برای بهبود حساب ایمیل­‌های خود پیدا خواهید کرد. این اپلیکیشن به ازای چند دلار در ماه، وارد صندوق ورودی ایمیل شما می‌­شود و پیام‌هایی را که احتمالاً مهم نیستند در پوشه‌­هایی که متفاوت از پوشه­‌ی صندوق ورودی شما هستند، ذخیره می‌کند. این نرم‌­افزار چگونه این کار جادویی را انجام می‌­دهد؟ با بررسی اینکه آیا ایمیل موجود در دفترچه آدرس شما وجود دارد و با بررسی سایر جزئیات دیگر، تفاوت بین ایمیل‌­های غیر مهم و ایمیل­‌هایی که از طرف یکی از آشنایان یا همکاران تجاری شما هستند را تشخیص می­‌دهد. همچنین این اپلیکیشن می­‌تواند در طول زمان از طریق بازخوردهای شما یاد بگیرد و این جداسازی را بهبود دهد. به عبارتی با گذشت زمان، هنگام تصمیم گیری درباره اینکه چه کسی و چه چیزی برای شما مهم است، می‌­تواند هوشمندانه‌­تر از قبل عمل کند. به این ترتیب، ذهن شما اولویت‌­بندی کردن صندوق ورودی را کمتر انجام می‌­دهد و این بدان معناست که می‌­توانید روی کارهای مهم‌­تری تمرکز کنید.

نرم‌­افزار stayfoucusd

رایگان

این نرم‌­افزار یک افزونه مرورگر است و زمانی­ که شما مشغول انجام کارتان هستید با مسدود کردن وب‌­سایت‌­هایی که حوا‌س‌پرت کننده هستند بهره‌وری شما افزایش می­‌دهد. می‌­توانید عوامل حواس‌پرتی را برای زمان­‌ها و تاریخ‌­های تعیین شده (مانند ۹ تا ۵، دوشنبه تا جمعه) یا بعد از رسیدن به حد مجاز (مثلاً بیش از ۳۰ دقیقه در روز در توییتر) مسدود کنید. این نرم‌­افزار ساده، رایگان است و می‌­تواند به افزایش بهره‌وری شما کمک کند. مطمئناً شما می­‌توانید با استفاده از یک مرورگر دیگر به راحتی از پس حذف عوامل حواس‌پرت کننده برآیید، اما هدف این نیست که وسوسه‌­ها و تحریک‌­ها را مغلوب کنید بلکه این نرم‌­افزار به شما ابزاری می‌­دهد که می­‌تواند به نظم و انضباط شخصی شما در جهت زندگی پربارتر کمک کند.

نرم‌­افزار Strict Workflow

رایگان

آیا شما هم یکی از طرفداران پروپا قرص تکنیک پومودورو (Pomodoro) هستید؟ در دهه ۱۹۹۰، روش جدیدی به نام تکنیک پومودورو برای کار کردن رواج پیدا کرده بود. در این روش مردم تایمرهایی که مخصوص استفاده در آشپزخانه بود و از لحاظ ظاهری شبیه به گوجه‌­فرنگی بود را خریداری می­‌کردند تا ۲۵ دقیقه کار را دنبال کنند و پس از یک وقفه کوتاه دوباره به کار برگردند و این روند را تا اتمام کلی کارشان انجام دهند. با استفاده از فناوری مدرن، نصب ساده یک افزونه رایگان مرورگر آسان­تر از استفاده از تایمر آشپزخانه است. نرم‌­افزار Strange Workflow بهترین نرم‌­افزاری است که تا حدی بر اساس تکنیک پومودورو بنا شده است. این نرم‌­افزار همچنین می­‌تواند وب‌­سایت‌­های حواس­پرت ­کننده را در حالیکه در مرحله مشغول به کار هستید، مسدود کند. اگر دوست دارید روش­‌های جدید انجام کار با بازده بیشتر را تجربه کنید، از این برنامه کمک بگیرید.

نرم‌­افزار SwiftKey Keyboard

رایگان

اپلیکیشن SwiftKey Keyboard، که متعلق به شرکت مایکروسافت است، یک صفحه کلید سفارشی برای Android و iOS است که به شما امکان می­دهد تا برای تایپ کلمات به جای فشار دادن هر حرف در هر زمان، انگشت خود را روی صفحه نمایش بکشید. ویژگی متن پیش‌­بینی شده­‌ی این نرم‌­افزار این است که بسیار هوشمندانه است و می­‌تواند آنچه را که مد نظر شما است، حتی با کشیدن سرسری و بی­دقت انگشت، پیش­‌بینی کند. این صفحه کلید بیش از ۵۰۰ زبان را پشتیبانی می‌­کند. برای پاسخ به ایمیل‌­ها، پاسخ به پیامک‌­ها و نوشتن اسناد از طریق تلفن همراه، کمک بزرگی است.

نرم‌­افزار Todoist

دارای نسخه­‌ی رایگان و غیر رایگان با هزینه‌­ی ۳۶ دلار در سال

اپلیکیشن Todoist یکی از پیشرفته‌­ترین برنامه‌­های مدیریت وظایف است که می­‌توانید پیدا کنید. نسخه رایگان برنامه دارای قابلیت رتبه‌­بندی‌های اولویت‌­دار، توانایی واگذاری کارها به افراد دیگر و چند ویژگی اصلی دیگر است. با یک حساب رایگان می‌­توانید در هر پروژه با حداکثر پنج نفر همکاری کنید و هشتاد پروژه را مدیریت کنید. برای دریافت استفاده از قابلیت‌­های ایجاد یادآوری، استفاده از برچسب، فیلتر کردن و امکان افزودن نظر به وظایف، باید حساب خود را به نسخه­‌ی غیر رایگان ارتقا دهید. در صورتی که این اپلیکیشن را خیلی دوست دارید و می­‌خواهید آن را در محل کار نیز به اشتراک بگذارید و استفاده کنید نرم­‌افزار Todoist دارای خدمات در سطح تجاری نیز می‌­باشد.

ترجمه اختصاصی توسط مجله قرمز

منبع : pcmag