نحوه ارائه پاورپوینت (نکات و اصول مهم کنفرانس با پاورپوینت)

آیا می‌خواهید ارائه‌ای تاثیرگذار داشته باشید و به صورت حرفه ای، اما ساده ارائه دهید؟ در این مطلب، در مورد ارائه با پاورپوینت به بررسی ۱۰ نکته که در ارائه با پاورپوینت بهتر است به آن ها توجه کنید، می‌پردازیم. با ما همراه باشید تا در ارائه‌ی بعدیتان، توجه تعداد بیشتری از مخاطبانتان را جلب کنید!

۱۰ نکته برای ارائه با پاورپوینت

۱- هدف از ارائه

قبل از اینکه شروع به ساختن اسلایدهای پاورپوینت کنید، هدف خود را از ارائه‌ تان به طور واضح بدانید. ارائه با پاورپوینت، به دو دسته تقسیم بندی می‌شوند: – ارائه های تکنیکی (فنی) – ارائه‌های متقاعد کننده

در ارائه های تکنیکی، به مخاطبان خود چیزی را آموزش می‌دهید. به عبارت دیگر، هر نوع ارائه ای که در آن، هدف شما آموزش دادن به مخاطبانتان باشد، از نوع تکنیکی است. در ارائه های متقاعد کننده، باعث می‌شوید مخاطبان شما، چیزی را ببینند (برای مثال، برند شما را) و هدف در این نوع ارائه، آموزش دادن به افراد نیست. نکته اینجاست که بیشتر ارائه ها، هر دو نوع دسته بندی را (هم تکنیکی و هم متقاعد کننده) شامل می‌شوند.

در قدم اول، به یاد داشته باشید که به گونه ای ارائه دهید که باعث کسل شدن مخاطبانتان نشود. بر روی گفته‌های خود تمرکز کنید اما از تکرار کردن جملات خود بپرهیزید.

۲- برای ارائه‌ی خود برنامه ریزی کنید.

تمام نکات و موارد اصلی را که می‌خواهید بیان کنید، ابتدا به طور یکجا بنویسید. در واقع، ابتدا تمام موارد اصلی را که می‌خواهید در ارائه با پاورپوینت خود به آن ها اشاره کنید، بنویسید. سپس جزئیات مربوط به هر کدام از این سرفصل های اصلی را اضافه کنید. در نهایت، ترتیب اسلایدها را مشخص کنید و مطمئن شوید که ترتیبی که برای اسلایدهایتان در نظر گرفته‌اید، منطقی و صحیح است.

نکته‌ی دیگری که باید به آن توجه کنید، “خویشتن داری” است!

منظور ما از این حرف، این است که اصرار نداشته باشید که همه‌ی آنچه را که درباره‌ی موضوع ارائه تان می‌دانید، در اسلایدها بچپانید! اگر سعی کنید که “همه چیز” را به مخاطبان بگویید، آن ها در آینده چیز زیادی را در مورد ارائه‌ی شما به خاطر نخواهند داشت!

۳- از تمپلیت های آماده استفاده نکنید!

حتماً برای شما هم این سوال پیش آمد که چرا از تمپلیت های پاورپوینت که آماده و در دسترس هستند، استفاده نکنیم؟ بعضی از آن ها بسیار جالب و جذاب هستند!

در اینجا اشاراتی به شماری از مشکلاتی که درباره‌ی این تمپلیت های آماده وجود دارد، می‌نمائیم:

• هر اسلاید، شبیه اسلاید قبلی و بعدی خودش است؛ در واقع، همه‌ی اسلایدها عین همدیگرند!
• طراحی آن ها اکثراً بد است!
• تکراری است و به وسیله‌ی تعداد زیادی از افراد، ارائه شده؛
• بعد از اسلاید اول شما، مخاطبانتان دچار کسلی می‌شوند و اسلایدهایتان برایشان جذابیت خاصی ندارد؛
• نمی‌شود در این تمپلیت های آماده، طراحی و گرافیک خوبی را پیاده سازی کرد؛

پس به جای استفاده از تمپلیت های آماده برای ارائه با پاورپوینت، تم خود را بسازید!

برای اینکه بدانید چگونه باید این کار را انجام دهید، نکته‌ی ۴، ۵ و ۶ که درباره‌ی رنگ، فونت نوشته ها و چیدمان اسلایدتان است، را در ادامه بخوانید.

۴- برای استفاده از رنگ ها، برنامه داشته باشید.

برای این کار، ۵ رنگ را که در کنار هم خوب به نظر می‌رسند، انتخاب کنید. از این ۵ رنگ در اسلایدهای خود، به ترتیب استفاده کنید.

در انتخاب رنگ ها، دقت داشته باشید که باید متناسب با موضوع ارائه‌تان باشد. از بین این ۵ رنگ، ۱ رنگ را که از بقیه متمایزتر است، انتخاب کنید و موارد تاکیدی خود را با آن رنگ نشان دهید.

نکته: برای اینکه این ۵ رنگ را که با هم متناسب و جور است انتخاب کنید، می‌توانید به سایت های زیر مراجعه کنید:

• colourlovers.com

در این سایت، کاربران، پالت های رنگی ایجاد کرده‌اند که می‌توانید برای تعیین ۵ رنگ اسلایدهایتان از آن ها استفاده کنید.

• kuler.adobe.com

این سایت نیز مشابه سایت بالایی است.

• colorschemedesigner.com

در این سایت، پالت های رنگی، توسط رایانه درست می‌شود که می‌توانید از آن رنگ ها در اسلایدهایتان استفاده کنید.

• colorhunter.com

در این سایت، میتوانید یک عکس را آپلود کنید و سپس رنگ هایی که در آن عکس استفاده شده، را استخراج می‌کند.

۵- تعیین فونتِ نوشته ها

لازم نیست از فونت های زیادی برای اسلاید هایتان استفاده کنید. ۳ تا فونت انتخاب کرده و در کل اسلایدها در ارائه با پاورپوینت، فقط از این سه فونت استفاده کنید. یک فونت را برای سرفصل ها یا عناوین استفاده کنید، فونت دیگر را برای متن ها، و فونت دیگر را برای موارد مهم و چیزهایی که می‌خواهید بر روی آن ها تاکید کنید.

توجه داشته باشید که همان طور که رنگ های مورد استفاده در اسلایدهایتان باید با هم تناسب داشته باشند، این سه فونت اصلی نیز باید متناسب با همدیگر باشند.

۶- چیدمان مناسبی طراحی کنید.

تعدادی طرح چیدمان در نظر بگیرید و در اسلایدها، از آن ها به صورت مکرر استفاده کنید تا یکپارچگی و نظم و ترتیبی به ارائه‌ی خود بدهید. مثلاً، در تمامی اسلایدهایی که هدف یکسانی را دارند، از چیدمان مشابهی استفاده کنید. این کار، باعث می‌شود ذهن مخاطبان نظم پیدا کند و بهتر بتواند یک طرح کلی از تمام ارائه‌ی شما مد نظر داشته باشد.

بهتر است تمام اسلایدهایی که عنوان را معرفی می‌کنند و یا شروع یک مبحث جدید هستند شبیه هم باشند. همچنین اسلایدهایی که فقط شامل عکس هستند، بهتر است مانند هم باشند و همین طور اسلایدهایی که فقط شامل متن هستند نیز بهتر است مانند همدیگر باشند. اسلایدهایی که نتیجه‌ و یا جمع‌بندی را ارائه می‌دهند نیز بهتر است مانند هم درست شوند. به تصویر زیر توجه کنید.

۷- از تصاویر، به دقت استفاده کنید.

۳۰ الی ۶۰ دقیقه بعد از ارائه‌ی شما، کسی چیز زیادی از ارائه‌تان را به یاد نخواهد آورد مگر عکس‌های جالبی که برای بیان مطلب در ارائه با پاورپوینت استفاده کرده‌اید و نکات مختصری که به صورت کوتاه بیان نموده‌اید. سعی کنید برای ارائه، از عکس های جالب جهت انتقال مفاهیم استفاده نمائید.

نکته‌ی ۱: اگر در یک اسلاید، از یک عکس تمام‌صفحه استفاده کرده‌اید، و متنی را نیز می‌خواهید اضافه کنید، توجه کنید که متن با بک گراند تصویر، رنگ متفاوتی داشته باشد به طوری که کاملاً خوانا باشد. مثلاً اگر پس‌زمینه‌ی عکس تیره است، متن خود را با رنگ روشن تایپ کنید تا خوانا باشد. اگر عکس، شلوغ است و رنگ‌های زیادی در آن استفاده شده به طوری که با هر رنگی که می‌نویسید، زیاد خوانا نیست، یک پس‌زمینه‌ی کمرنگ بر روی عکس قرار دهید و متن خود را روی آن بنویسید. برای اینکه این موضوع را بهتر متوجه شوید، به عکس ۱ (قبل از قرار دادن پس‌زمینه‌ی شفاف در زیر متن) و عکس ۲ (بعد از قرار دادن پس زمینه برای خواناتر شدن متن) توجه کنید.

نکته‌ی ۲: پس‌زمینه‌ی عکس هایی را که در اسلایدهایتان استفاده می‌کنید، بهتر است همرنگ با پس‌زمینه‌ی اسلاید باشند. در این صورت جلوه‌ی بهتری دارند. برای مثال، به دو عکس زیر توجه کنید:

شما می‌توانید با استفاده از امکانی که در google image وجود دارد، پس‌زمینه‌ی عکس‌ها را انتخاب کنید. مثلاً پس‌زمینه را سفید، شفاف یا هر رنگ دیگری انتخاب کنید. در این صورت، گوگل تمام عکس‌هایی که پس‌زمینه‌ی سفید دارند را برای شما نشان خواهد داد. شما همچنین می‌توانید عبارت ” white background” را سرچ کنید.

در این قسمت، آدرس چند سایت که برای پیدا کردن عکس‌های با کیفیت مناسبند را به شما معرفی می‌کنیم:

• morguefile.com
• freeimages.com
• flickr.com
• everystockphoto.com

۸- از ۱۵ کلمه یا کمتر، در هر اسلاید استفاده کنید.

به طور کلی، اگر به صورت زنده می‌خواهید ارائه‌ی خود را انجام دهید، از ۱۵ کلمه یا کمتر از آن در هر اسلاید استفاده نمائید. در هر اسلاید نیز، فقط یک موضوع کلیدی یا اصلی را مطرح کنید. اگر در هر اسلاید، موضوعات کلیدی و اصلی زیادی را مطرح کنید، مخاطبان شما خسته می‌شوند و موضوع اصلی را نیز درک نمی‌کنند و گیج می‌شوند.

۹- از تایپوگرافی بهره ببرید.

محتوا، چیزی است که در متن به آن پرداخته می‌شود. تایپوگرافی، چگونگیِ ظهور آن یا نمایش دادن محتواست.

به وسیله‌ی رنگ نوشته، فونت آن، اندازه‌ی متن، مکان قرار دادن آن و غیره، می‌توانید جذابیت بصری در ارائه با پاورپوینت ایجاد کنید. بنابراین، با متن خود در هر اسلاید، بازی کنید. یعنی اندازه، فونت، رنگ و مکان قرار دادن متنتان را عوض کنید و ببینید در کدام حالت بهتر به نظر می‌رسد.

۱۰- زیاده از حد، متن و عکس درون اسلایدهایتان نگذارید.

بگذارید کمی فضای خالی هم باقی بماند. مثل گوگل طراحی کنید، نه مثل یاهو!

اسلایدی که بسیار شلوغ باشد، کارکردش تضعیف می‌شود. اگر پیرامون عکس، فضای خالی وجود داشته باشد، احساس شفافیت، صراحت و توجه را القا می‌کند.

خلاصه‌ی این ۱۰ نکته درباره‌ی ارائه با پاورپوینت:

۱- تعیین هدف از ارائه

۲- برای ارائه‌ی خود برنامه ریزی کنید.

۳- از تمپلیت های آماده استفاده نکنید!

۴- برای استفاده از رنگ ها، برنامه داشته باشید.

۵- تعیین فونتِ نوشته ها

۶- چیدمان مناسبی طراحی کنید.

۷- از تصاویر، به دقت استفاده کنید.

۸- از ۱۵ کلمه یا کمتر، در هر اسلاید استفاده کنید.

۹- از تایپوگرافی بهره ببرید.

۱۰- زیاده از حد، متن و عکس درون اسلایدهایتان نگذارید.

ترجمه‌ی اختصاصی از مجله قرمز

منبع: www.slideshare.net

اگر این مطلب در مورد ارائه با پاورپوینت برای شما مفید بود، یا پیشنهاد و انتقادی در مورد آن داشتید، لطفاً در قسمت نظرات با ما در میان گذارید.