لیست جامع ابزارهایی که فریلنسرهای موفق استفاده می‌کنند

فریلنسر فردی است که بدون وابستگی به شرکت یا سازمان خاصی، خدمات حرفه‌ای خود را به صورت پروژه‌ای و اغلب با قراردادهای کوتاه‌مدت ارائه می‌دهد. این نوع کار انعطاف‌پذیری بالایی دارد، و به فریلنسرها این امکان را می‌دهد که مکان، زمان و نوع پروژه‌های خود را به انتخاب خودشان تنظیم کنند. این آزادی در مدیریت زمان و فضای کاری یکی از دلایل اصلی محبوبیت فریلنسینگ است. در دنیای امروز، رشد تکنولوژی و ابزارهای دیجیتال به فریلنسرها کمک کرده تا به آسانی با مشتریان مختلف در سراسر جهان ارتباط برقرار کرده و پروژه‌ها را مدیریت کنند.

در این مقاله، به بررسی ابزارها و ترفندهایی می‌پردازیم که به فریلنسرها کمک می‌کند تا شغل خود را بهتر مدیریت کنند و ارتباط مؤثرتری با مشتریان برقرار کنند. این ابزارها در دسته‌های مختلفی قرار می‌گیرند که شامل مدیریت پروژه، ارتباط با مشتری، مدیریت مالی، و همچنین راهکارهای ارتباطی برای جلب رضایت مشتریان می‌شود. به عنوان یک فریلنسر، استفاده از این ابزارها می‌تواند به بهبود کارایی و تعامل با مشتریان کمک کرده و راهی برای موفقیت بیشتر در بازار رقابتی فریلنسینگ باشد.

ابزارهای مدیریت پروژه

در کنار تمام مزایایی که فریلنسینگ دارد، مسئله مدیریت پروژه‌ها، رعایت ددلاین‌ها و فراموش نکردن هیچ بخشی از پروژه یکی از مهارت‌هایی است که در موفقیت فریلنسر نقش بزرگی دارد. در کنار پرورش مهارت‌های نرمی مانند مدیریت زمان، استفاده از ابزارهای موجود برای مدیریت پروژه، بسیار کمک‌کننده هستند. در این بخش با این ابزارها آشنا می‌شویم.

ابزار مدیریت پروژه ترلو (Trello)

تسک‌ها را به راحتی می‌توانید در قالب کارت‌هایی در تابلوی پروژه‌هایتان در ترلو بچینید. این ابزار مناسب برای پروژه‌های کوچک و بزرگ است و کمک می‌کند تا تسک‌های خود را سازماندهی کنید. قابلیت اضافه کردن فهرست‌های مختلف، فایل‌ها و یادداشت‌ها نیز از مزایای دیگر ترلو است.

اگر به عنوان فریلنسر با یک تیم همکاری دارید، ترلو فضای خوبی برای مدیریت تیم و ارتباط با اعضا در اختیار شما می‌گذارد. نسخه رایگان ترلو امکانات کافی و لازم برای فعالیت فریلنسران را دارد و احتمالا نیازی به خرید نسخه پیشرفته‌تر نخواهید داشت.

مدیریت پروژه با آسانا (Asana)

آسانا یکی دیگر از ابزارهای محبوب مدیریت پروژه است که به شما امکان می‌دهد تا پروژه‌ها و وظایف را به راحتی مدیریت کنید. امکانات تیمی آن، این ابزار را برای فریلنسرهایی که با چندین پروژه به صورت هم‌زمان کار می‌کنند، مناسب می‌سازد.

ابزارهای پیگیری زمان و بهره‌وری

مسئله بهره‌وری و مدت زمانی که صرف یک پروژه شده است، برای فریلنسرها اهمیت زیادی دارد. زیرا فاکتور مهمی در تعیین قیمت و همچنین انتخاب پروژه بهتر در میان سیل پیشنهادات متعدد است. ابزارهایی هستند که کمک می‌کنند زمان صرف شده برای اجرای یک پروژه را بسنجید و ثبت کنید، در ادامه مواردی را معرفی خواهیم کرد.

مدیریت بهره‌وری با توگل (Toggl)

برای اینکه بتوانید زمان خود را مدیریت کنید و به مشتری نشان دهید که چگونه زمان خود را بهینه مصرف کرده‌اید، از ابزارهایی مانند توگل استفاده کنید. این ابزار با پیگیری زمان به شما کمک می‌کند تا بدانید هر پروژه چقدر از وقت شما را به خود اختصاص داده است.

مدیریت زمان با رسکیوتایم (RescueTime)

رسکیوتایم به شما نشان می‌دهد که چه میزان از زمان خود را صرف کارهای غیرضروری می‌کنید. با این ابزار می‌توانید عادت‌های نامطلوب خود را شناسایی و رفع کنید و بهره‌وری خود را افزایش دهید.

این مسئله کمک می‌کند در درجه اول کنترل بهتری روی زمان داشته باشید و در درجه بعد زمان زیاد و غیرضروری صرف هر پروژه‌ای نکنید.

ابزارهای ارتباطی ضروری برای فریلنسرها

زمانی که فریلنسینگ را انتخاب می‌کنید، نباید این تصور را داشته باشید که حجم مسئولیت‌ها و وظایف شما کمتر شده است. زیرا فریلنسرها خودشان باید تمام مراحل جذب پیشنهاد پروژه، بررسی جوانب و انتخاب پروژه را انجام دهند. همچنین در زمان اجرای پروژه و بعد آن باید مدیریت ارتباط با مشتری و تمام جوانب را خودشان پیش ببرند.

مهارت‌های ارتباطی و مذاکره از توانایی‌های نرم و ضروری هر فریلنسری است. در این بخش می‌خواهیم روش‌هایی برای ارتباط با مشتری به شما پیشنهاد دهیم. ابزارهایی وجود دارد که هم به کار شما اعتبار می‌دهد و اعتماد به شما را ساده‌تر می‌سازد و هم ارسال نسخه اولیه و دریافت پاسخ از مشتری را برای شما ساده‌تر می‌کند. چرا که مسئله‌ی در دسترس بودن فریلنسر یک فاکتور موثر در تصمیم کارفرما است.

ابزار ارتباطی اسلک (Slack)

اسلک یک ابزار ارتباطی موثر است که به شما امکان می‌دهد تا به صورت مستقیم با مشتریان و همکاران خود در تماس باشید. این ابزار از کانال‌ها و گروه‌های مختلف پشتیبانی می‌کند و مکالمات را به راحتی قابل پیگیری و دسته‌بندی می‌کند.

ابزار گوگل میت (Google Meet) برای برقراری ارتباط تصویری

گوگل میت یکی از بهترین ابزارهای ارتباط تصویری است که برای جلسات آنلاین و ارائه پروژه‌ها بسیار مناسب است. گوگل میت با امکاناتی مانند به اشتراک‌گذاری صفحه، چت هم‌زمان و قابلیت ضبط جلسات ابزاری مناسب برای فریلنسرهایی است که با مشتریان مختلفی کار می‌کنند و گاهی نیاز دارند در جلسات چندین نفره یک ارائه داشته باشند.

استفاده از تلفن ثابت اینترنتی یا تلفن ابری

استفاده خط تلفن ثابت تهران، همیشه به شما اعتبار بیشتری می‌دهد و مشتری چون تصویر حرفه‌ای‌تری از شما می‌بیند راحت‌تر اعتماد می‌کند. این مورد زمانی برای فریلنسرها مهم‌تر می‌شود که خواهان همکاری با سازمان‌ها و برندهای بزرگ باشند.

خوشبختانه، سال‌هاست که شرکت دانش‌بنیان «دفترشما»، با ارائه سرویس تلفن ثابت اینترنتی، این امکان را برای فریلنسرها و تیم‌های کوچک هم فراهم ساخته است که راه‌اندازی تلفن گویا برای آنها هم ممکن باشد. با ثبت نام در دفترشما، می‌توانید به دلخواه یک خط تلفن ثابت تهران انتخاب کنید و تلفن ابری را روی آن فعال کنید. این تلفن ابری در واقع مانند تلفن گویا است ولی تنها ارتباطات تلفنی بر بستر اینترنت مدیریت می‌شود.

بنابراین فریلنسرها می‌توانند، برای تلفن یک پیام آغازین اختصاصی قرار دهند، داخلی و همکار تعریف کنند تا هر کدام از اعضا تماس‌های بخش خود را پاسخ دهد. تماس‌ها به صورت رایگان به خط تلفن ثابت یا همراه شما یا همکار منتقل می‌شود. اگر هم در دسترس نبودید، تماس خودکار به صندوق صوتی منتقل و ضبط می‌شود.

ابزارهای مدیریت مالی

مسائل مالی فریلنسرها به شفافیت و ثابت بودن کارمندان نیست. به همین دلیل باید یک دانش سطحی مالی داشته باشید و با ابزارهای مناسب مسائل مالی را مدیریت کنید. همچنین در زمان ارائه قیمت پروژه باید نگاهی به میزان مالیات و هزینه‌های جانبی هر پروژه داشته باشید، ثبت ضبط این اطلاعات در ارائه قیمت مناسب برای همکاری به شما بسیار کمک می‌کند.

مدیریت مالی با کوئیک بوکس (QuickBooks)

کوئیک‌بوکس به شما کمک می‌کند که فاکتورها و درآمدهای خود را مدیریت کنید. این ابزار برای مدیریت امور مالی و حسابداری فریلنسرها و کسب‌وکارهای کوچک بسیار مناسب است و از ارزهای مختلف پشتیبانی می‌کند.

ابزار مدیریت مالی فرش بوکس (FreshBooks)

فرش‌بوکس نیز مشابه کوئیک‌بوکس است و به شما کمک می‌کند تا صورتحساب‌ها و پرداخت‌ها را مدیریت کرده و گزارش‌های مالی کامل‌تری داشته باشید.

ابزارهای ساده مانند گوگل شیت و اکسل برای مدیریت مالی

اگر مسائل مالی شما زیاد پیچیده نیست، احتمالا ابزار ساده‌ای مثل اکسل یا گوگل شیت برای شما کافی خواهند بود. گوگل شیت (Google Sheet)، مشابه اکسل است و تنها تفاوت آن، دسترسی آنلاین به اطلاعات است.

ابزارهای مدیریت اسناد و فایل‌ها برای فریلنسرها

به عنوان یک فریلنسر، مدیریت و اشتراک‌گذاری فایل‌ها با مشتریان بخش مهمی از کار است. این ابزارها به فریلنسرها امکان می‌دهند تا فایل‌های خود را سازماندهی و به صورت ایمن با مشتریان به اشتراک بگذارند:

گوگل درایو (Google Drive)

گوگل درایو یک فضای ذخیره‌سازی ابری است که امکان آپلود، ذخیره و به اشتراک‌گذاری فایل‌ها را به کاربران می‌دهد. از مزیت‌های گوگل درایو، دسترسی آسان از طریق مرورگر و اپلیکیشن موبایل و امکان به اشتراک‌گذاری لینک فایل‌ها و تنظیم سطوح دسترسی مختلف برای کاربران است.

دراپ‌باکس (Dropbox)

دراپ‌باکس یک پلتفرم ذخیره‌سازی ابری است که برای ذخیره و اشتراک‌گذاری فایل‌ها و اسناد استفاده می‌شود. از مزیت‌های دراپ باکس می‌توان به قابلیت همگام‌سازی فایل‌ها به صورت خودکار در دستگاه‌های مختلف و مناسب بودن برای اشتراک‌گذاری فایل‌های حجیم با مشتریان اشاره کرد.

وان‌درایو (OneDrive)

وان‌درایو، محصول مایکروسافت است که برای ذخیره و مدیریت فایل‌ها به صورت آنلاین بسیار مناسب است. در وان درایو، دسترسی به فایل‌ها از طریق نرم‌افزار آفیس و ادغام با ویندوز و همچنین ارائه فضای ذخیره‌سازی رایگان و امکان خرید فضای بیشتر مزیت خوبی به حساب می‌آید.

تکنیک‌های موفقیت در فریلنسینگ

با رشد فریلنسرینگ و تمایل افراد به کار مستقل، نیاز به ابزارها و تکنیک‌هایی برای مدیریت موثرتر پروژه‌ها و برقراری ارتباط کارآمد با مشتریان بیشتر احساس می‌شود. فریلنسرها باید با سازماندهی کار، برنامه‌ریزی دقیق، و ایجاد کانال‌های ارتباطی مؤثر به موفقیت بیشتری دست پیدا کنند. در کنار ابزارهایی که به این مهارت‌ها کمک می‌کنند، تکنیک‌هایی وجود دارد که بسیاری از فریلنسرهای موفق از آن استفاده می‌کنند، که در ادامه بیان می‌کنیم.

یادگیری مهارت برنامه‌ریزی برای فریلنسرها

مهارت برنامه‌ریزی یکی از توانمندی‌های اساسی برای دستیابی به اهداف و بهره‌وری در زندگی است. برای اجرای مؤثر آن، ابتدا باید اهداف خود را مشخص کنید؛ این اهداف می‌توانند کوتاه‌مدت یا بلندمدت باشند. سپس باید این اهداف را به وظایف کوچک‌تر و قابل‌مدیریت تقسیم کنید. برای هر وظیفه زمانی معین در نظر بگیرید و اولویت‌های خود را مشخص کنید. استفاده از ابزارهای برنامه‌ریزی مانند تقویم‌ها و لیست کارها می‌تواند در نظم‌دهی و پیگیری کارها کمک کند.

در اجرای برنامه، توجه به بازبینی منظم برنامه و انعطاف‌پذیری نسبت به تغییرات اهمیت دارد. تنظیم مرورهای هفتگی و ماهانه به شما امکان می‌دهد تا پیشرفت خود را بسنجید و برنامه را مطابق با شرایط به‌روز کنید. تکنیک‌های مختلفی برای تقویت مهارت برنامه‌ریزی وجود دارد که به شما کمک می‌کنند تا با تمرکز بیشتر و بهره‌وری بالاتر به اهداف خود برسید:

تکنیک SMART

این تکنیک بر تنظیم اهداف مشخص، قابل‌اندازه‌گیری، قابل‌دستیابی، واقع‌گرایانه و زمان‌بندی‌شده تمرکز دارد. با این روش می‌توانید اهداف ملموسی داشته باشید و پیشرفت خود را پیگیری کنید.

روش GTD (انجام کارها)

این روش بر ثبت کارها، مرتب‌سازی و سازماندهی آن‌ها تمرکز دارد و به شما کمک می‌کند کارهای در حال انجام و نهایی‌شده را به دقت پیگیری کنید.

استفاده از ماتریس آیزنهاور

استفاده از ماتریس آیزنهاور یا روش ABC به شما کمک می‌کند تا کارها را براساس اهمیت و فوریت اولویت‌بندی کنید. تعیین اولویت‌ها در برنامه‌ریزی بسیار اهمیت دارد. فریلنسرها باید بدانند کدام وظایف مهم‌تر هستند و ابتدا آنها را انجام دهند. استفاده از ماتریس آیزنهاور یا تعیین اولویت‌های کاری کمک می‌کند تا وظایف فوری و مهم از سایر وظایف جدا شوند.

تکنیک پومودورو (Pomodoro)

پومودور یک روش مدیریت زمان است که شامل کار کردن به مدت ۲۵ دقیقه و سپس استراحت کوتاه می‌شود. این تکنیک به افزایش تمرکز و بهره‌وری و جلوگیری از خستگی کمک می‌کند.

مرور و بازبینی دوره‌ای

بازبینی هفتگی و ماهانه برنامه به شما این امکان را می‌دهد تا پیشرفت خود را ارزیابی کرده و تنظیمات لازم را برای بهبود انجام دهید.

این تکنیک‌ها به شما کمک می‌کنند تا با داشتن برنامه‌ای شفاف و پیوسته، وظایف خود را به‌طور مؤثر پیش ببرید و به اهداف خود نزدیک‌تر شوید.

برقراری ارتباط با مشتری برای فریلنسرها

استفاده از ابزارهایی مانند ایمیل و چت‌های مستقیم به شما این امکان را می‌دهد که با مشتریان خود ارتباط خوبی برقرار کنید. به این ترتیب، اطمینان حاصل می‌کنید که مشتری همیشه از وضعیت پروژه و زمان تحویل آگاه است. اگر ارتباط با مشتری برای شما دشوار و زمان‌گیر است، نگران نباشید با استخدام منشی دورکار، پاسخگویی تلفن‌ها را به او بسپارید. شاید به نظر روش پرهزینه و پردردسری باشد، زیرا لازم است درگیر حقوق، بیمه و غیبت یا مشکلات فرد دیگری شوید، اما سرویس منشی مجازی دفترشما، راهکار به‌صرفه و حرفه‌ای برای داشتن منشی است.

منشی مجازی در واقع افراد منشی با تجربه هستند که مطابق با دستورالعملی که شما در پرتال دفترشما ثبت می‌کنید، تماس‌ها را پاسخ می‌دهند، اطلاعات تماس و فرد را در پرتال ثبت می‌کنند و شما با دریافت پیامک مطلع می‌شوید. بعد از مراجعه به پرتال جزئیات تماس و حتی فایل ضبط شده را می‌شنوید. همچنین در صورت لزوم منشی، تماس را به شما یا همکارتان انتقال می‌دهد.

علاوه بر ابزارهای ارتباطی، تکنیک‌های زیر به شما کمک می‌کنند تا یک ارتباط مثبت و طولانی‌مدت با مشتریان خود برقرار کنید:

ایجاد اعتماد در مشتریان

توضیحات: یکی از راه‌های موفقیت برای فریلنسرها، ایجاد اعتماد در میان مشتریان است. ارائه اطلاعات شفاف درباره توانمندی‌ها، سابقه کاری و فرآیندهای کاری شما می‌تواند به مشتریان اطمینان بدهد که انتخاب درستی کرده‌اند.

گوش دادن به نیازهای مشتری

توضیحات: فریلنسرهای موفق همیشه به نیازها و بازخوردهای مشتریان خود توجه می‌کنند. این کار به شما کمک می‌کند تا خدمات و پروژه‌هایی مطابق با خواسته‌های آن‌ها ارائه دهید و از افزایش رضایت آن‌ها اطمینان حاصل کنید.

ارائه پیشنهادات حرفه‌ای

توضیحات: به عنوان یک فریلنسر، شما می‌توانید به مشتریان خود پیشنهاداتی بدهید که به بهبود پروژه‌های آن‌ها کمک می‌کند. این کار به شما اجازه می‌دهد به عنوان یک مشاور حرفه‌ای در نظر گرفته شوید و اعتماد مشتریان را بیشتر جلب کنید.

ارتباط مداوم و منظم

توضیحات: ارائه به‌روزرسانی‌های منظم و نگه داشتن مشتریان در جریان پیشرفت پروژه باعث می‌شود که آن‌ها احساس کنند که پروژه در مسیر درستی قرار دارد. ارسال گزارشات دوره‌ای و یا جلسات منظم می‌تواند به ایجاد این ارتباط کمک کند.

افزایش مهارت‌های تخصصی

فریلنسرهای موفق همواره به دنبال بهبود مهارت‌های خود هستند. از طریق شرکت در دوره‌های آموزشی آنلاین و مطالعه منابع جدید، مهارت‌های خود را تقویت کنید تا در پروژه‌های آینده بتوانید خدمات بهتری ارائه دهید.

سخن پایانی

استفاده از ابزارهای مناسب و تکنیک‌های مدیریت حرفه‌ای برای فریلنسرها راهی برای افزایش کارایی، بهبود ارتباطات و افزایش رضایت مشتریان است. این موارد نه تنها کمک می‌کنند تا پروژه‌ها با کیفیت و در زمان مناسب به پایان برسند، بلکه باعث ایجاد روابط پایدار با مشتریان و افزایش تعداد پروژه‌های آتی نیز خواهند شد.

«دفترشما» با ارائه سرویس‌های تلفن گویا، منشی مجازی، فکس اینترنتی یک دفتر کار مجازی برای شما فراهم ساخته است تا به عنوان یک فریلنسر فعالیتی حرفه‌ای داشته باشید و بتوانید با شرکت‌ها و تیم‌های بزرگ همکاری کنید. شما می‌توانید به مدت 15 روز سرویس‌های تلفن گویا و منشی مجازی دفتر شما را رایگان استفاده کنید.