به گزارش خبرگزاری مهر، سید صادق سعادتیان معاون امور اسناد رسمی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، درباره عملکرد حوزه معاونت اسناد سازمان ثبت اسناد، اظهار کرد: در حوزه معاونت امور اسناد با تکیه بر ۲ رویکرد خدمات را ارائه می‌کنیم یکی خدمات کمی است که در قانون پیش بینی شده و کارهای روزمرگی مردم را انجام می‌دهیم و رویکرد دوم اصلاح فرآیند با هدف ارتقای خدمات، کم کردن هزینه، افزایش سرعت و دقت در ارائه خدمات با استفاده از ظرفیت‌ها و تکنولوژی‌های روز است.

وی افزود: در حوزه ثبت شرکت‌ها در سال ۱۴۰۳ با توجه به اینکه مقام معظم رهبری شعار سال را «جهش تولید با مشارکت مردمی» نام گذاری کردند از طریق بخشنامه رئیس سازمان ثبت اسناد، تدابیری پیش بینی کردیم تا به صورت میدانی در کنار صاحبان سرمایه و تولیدکنندگان باشیم در همین راستا همکاران سازمان در طول سال به ۲۶ استان سفر کردند و با اتاق‌های بازرگانی، تولیدکنندگان و سرمایه گذاران جلسات حضوری برگزار کرده و مشکلات موضوعی آن‌ها را بررسی کردند.‌

افزایش درخواست ثبت شرکت‌ها در سال گذشته

سعادتیان بی‌ام کرد: در سال ۱۴۰۳ تعداد ۸۰ هزار و ۱۵۰ مؤسسه و شرکت در کشور تأسیس شده که بررسی‌ها نشان می‌دهد این آمار در طول تاریخ سازمان ثبت اسناد و املاک کشور بی سابقه بوده و سال گذشته رکورد زده است و صاحبان سرمایه و فعالان اقتصادی به شکل مناسبی ظاهر شدند و درخواست ثبت شرکت بسیاری داشتند. در این راستا ۴۵۲ هزار و ۲۸ مورد تغییرات ثبت شرکت‌ها صورت گرفته که حاکی از فعال و پویا بودن شرکت‌های ما است که این تعداد تغییرات شامل تغییرات مجامع عمومی، مجامع فوق العاده، هیئت مدیره و … می‌شود.

معاون امور اسناد رسمی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در پاسخ به این سوال که با این افزایش عملکرد، آیا پرسنل سازمان هم افزایش پیدا کرده است، گفت: نگاهی که سازمان ثبت برای ارائه خدمات دارد، نگاه تحولی از روش‌های سنتی به روش‌های الکترونیکی است. بسیاری از فرآیندهای ثبت شرکت‌ها را الکترونیکی کرده‌ایم و این امر باعث مراجعه کمتر متقاضیان به سازمان ثبت شده و توانسته‌ایم به صورت هوشمند و با استفاده از نرم افزارها به مردم خدمات رسانی کنیم تا با ارتقای بهره‌وری نیروی انسانی، افزایش خدمات رسانی به مردم را داشته باشیم.‌

عملیاتی شدن پلمب الکترونیکی و حذف دفاتر فیزیکی در سال ۱۴۰۳

سعادتیان ادامه داد: در این راستا، سازمان ثبت سامانه الکترونیکی ثبت شرکت‌ها را بازطراحی کرده و در قانون برنامه هفتم توسعه پیشرفت کشور، تکالیفی را برای خود پیش بینی کردیم تا بتوانیم خدمات خود را به صورت هوشمند و الکترونیکی ارتقا دهیم. برای مثال در اجرای ماده ۶ الی ۱۵ قانون تجارت، هر تاجری باید دفتر کل، روزنامه و دفتر معین را ابتدای هر سال تهیه و سپس برای پلمب به دفاتر ادارات ثبت شرکت‌ها ارسال می‌کرد که این فرآیند برای شرکت‌ها هزینه‌بر بود و متأسفانه بعضاً موجب جعل، فرار مالیاتی و یا ارائه درآمد غیر واقعی می‌شود که برنامه ریزی کردیم این موضوع را از حالت سنتی به الکترونیکی تبدیل کردیم و پلمب الکترونیکی و حذف دفاتر فیزیکی در سال ۱۴۰۳ عملیاتی شد.

وی ادامه داد: یکی دیگر از اموراتی که برای متقاضیان ثبت شرکت‌ها دغدغه و نگرانی ایجاد کرده بود و بعضاً منجر به فساد می‌شود، تعیین نام ثبت شرکت‌ها بود. هر شخص حقیقی یا حقوقی برای ثبت شرکت باید قبل از هر اقدامی در ابتدا یک نام انتخاب کند، هرچند این فرآیند الکترونیکی بود، اما عامل انسانی در انتخاب نام دخیل بود و بیش از ۲۵ روز زمان بر بود که در راستای برنامه تحول و تعالی تدابیری در سازمان اندیشیده شد و از ظرفیت هوش مصنوعی برای تعیین نام شرکت‌ها استفاده کردیم. بر همین اساس ذینفع هر نامی را که درخواست کند، سامانه به صورت هوشمند آن را با نام‌های موجود در بانک اطلاعاتی نام ثبت شرکت تطبیق می‌دهد تا تکرار نشود و مشابه نباشد چرا که مسئله تشابه در نام شرکت‌ها باعث می‌شود کالاها با برندهای غیر اصلی عرضه شوند بنابراین نام شرکت مهم است.

راه‌اندازی سامانه نام یار برای تعیین نام شرکت‌ها

سعادتیان عنوان کرد: به همین منظور سامانه‌ای را با عنوان «نام یار» راه اندازی کردیم. در این سامانه هر شخصی که تقاضای تعیین نام برای شرکت کند، ظرف ۵ دقیقه سامانه تحلیل‌های لازم را انجام می‌دهد و پس از بررسی، پاسخ ارسال می‌کند که نام انتخابی تأیید است یا خیر. در صورت عدم تأیید، دو نام را نیز پیشنهاد می‌کند. این امر زمان را برای متقاضیان ثبت شرکت‌ها و صاحبان سرمایه بسیار کوتاه‌تر کرده و عامل انسانی را در تعیین نام از بین برده است و نهایتاً بروکراسی‌های اداری و مکاتبات کاغذی را از میان برداشته است. این سامانه از مهر ماه سال گذشته در سامانه ثبت شرکت‌ها و در سکوی کاتب به عنوان درگاه دیجیتال خدمات ثبتی به مردم ارائه کردیم و در حال حاضر به صورت پایلوت در اختیار مردم است تا از آن استفاده کنند و از سال ۱۴۰۴ آن را برای همه اجباری خواهیم کرد تا سو استفاده‌های احتمالی از بین برود و تسریع در ارائه خدمات نیز صورت گیرد.

راه اندازی سامانه رمز یکبار مصرف یا OTP

معاون امور اسناد رسمی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در خصوص مشکل دیگری که در زمینه ثبت شرکت‌ها وجود داشته است، گفت: بعضاً افراد مراجعه داشتند که چطور ممکن است یک شرکت به نام آن‌ها ثبت شده باشد و اطلاعی از آن نداشتند و یا سازمان مالیاتی، اظهارنامه مالیاتی برای آنها ارسال می‌کرد که افراد می‌گفتند که امضای موجود در اظهارنامه، امضای آن‌ها نیست. موضوع عدم شفافیت در امضای ذیل صورت جلسات یک چالش جدی در حوزه ثبت شرکت‌ها بود که در فرآیند سنتی گاهی افراد به جای یکدیگر امضا می‌کردند که مشکلات زیادی را برای افراد به همراه داشت. در این راستا سامانه رمز یک بار مصرف یا OTP را راه اندازی کردیم و اگر هر شخصی بخواهد شرکتی را ثبت کند که در صورت جلسات آن شرکت، اسم این شخص به عنوان یکی از مدیران یا سهامدار درج شود، یک پیامک برای آن شخص ارسال می‌شود که در این شرکت با این سمت عضو هستید که شخص باید تأیید کند. اگر این شخص با استفاده از ظرفیت‌های پیش بینی شده در کاتب و پیامکی که ارسال شده، درخواست را تأیید کند، دیگر بعدها نمی‌تواند آن را کتمان کند.‌

ارسال بیش از ۵۴۲ هزار فقره پیامک از طریق سامانه رمز یکبار مصرف یا OTP

وی ادامه داد: سامانه رمز یکبار مصرف یا OTP، اولاً از جعل امضا پیشگیری می‌کند، دوماً احراز هویت و صحت مشخصات صاحب امضا را بررسی و سوماً از هرگونه انکار در آینده جلوگیری می‌کند که تمام این مراحل به صورت پیامکی برای مردم انجام و اطلاع رسانی می‌شود. از زمان عملیاتی شدن OTP تاکنون، از هیچ کسی نمی‌پذیریم که اطلاعاتش مورد بررسی و احراز هویت قرار نگرفته است و تاکنون بیش از ۵۴۲ هزار و ۱۳۲ فقره پیامک در این سامانه اتفاق افتاده است.‌

سعادتیان در رابطه با معضلات موجود در بحث سهامداران شرکت، بیان کرد: سهام داران شرکت‌ها مبهم بود و شفاف نبود که چه کسی در چه شرکتی سهام دارد و یا اینکه سهام شرکت به نام چه اشخاصی است و اشخاص به چه میزان سهام دارند بنابراین در راستا رفع این معضل در ماده ۸ و ۹ برنامه هفتم توسعه کشور پیشنهاد دادیم تا بانک اطلاعاتی شامل شرکت‌های ثبت شده و مشخصات کلیه سهامداران تشکیل شود که زیرساخت‌های مورد نیاز را ایجاد و دستورالعمل آن را منتشر کردیم تا به منظور شفاف سازی سهام سهامداران در سال ۱۴۰۴ مورد استفاده قرار گیرد و نتیجتاً در سال جاری برای اولین بار در کشور، شرکت‌های ما صاحب سند الکترونیک کسب و کار می‌شوند.

معاون امور اسناد رسمی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور گفت: هدف ما در این سند این است که شرکت را به طور خلاصه معرفی کنیم، اگر قبلاً شخصی قصد داشت که از وضعیت شرکتی مطلع شود باید به روزنامه رسمی رجوع می‌کرد که دسترسی سخت و بعضاً می‌توانست جعل باشد ولی در این سند الکترونیک با استفاده از یک بارکد هر کسی می‌تواند مطلع شود که شرکت مدنظر با چه شماره‌ای ثبت شده، چه شناسه ملی یکتاای دارد، در چه حوزه‌ای که فعالیت دارد و وضعیت سهام آن چگونه است همچنین محدودیت‌های موجود را اطلاع رسانی می‌کند. در این بانک اطلاعاتی شفاف سازی صورت می‌گیرد و شخصی که می‌خواهد با این شرکت قرارداد منعقد کند می‌تواند این موارد را بررسی کند تا بعدها با چالش روبه‌رو نشود. شفافیت در این سامانه بدین معنا نیست که تمام اطلاعات محرمانه شرکت‌ها را منتشر کنیم، انتشار بعضی از اطلاعات محرمانه شرکت‌ها خلاف قانون است و ما این اطلاعات را مشخص کردیم.

عملیاتی کردن سامانه بازطراحی ثبت شرکت‌ها در سال جاری

وی در تشریح رویکردی‌های سازمان در زمینه ثبت شرکت‌ها برای سال جاری، گفت: رویکرد ما برای ثبت شرکت‌ها در سال ۱۴۰۴، عملیاتی کردن سامانه بازطراحی ثبت شرکت‌ها است که بدین منظور یک خودکاربری ایجاد کردیم تا هر شخصی که می‌خواهد در سرزمین اصلی یا مناطق آزاد ثبت شرکت‌ها انجام دهد، در خارج از سامانه ثبت شرکت‌ها ثبت نخواهد شد و هیچ بروکراسی اداری کاغذی و فیزیکی را نخواهیم داشت و مردم به صورت خودکاربری وارد سامانه می‌شوند. به منظور سهولت دسترسی مردم به این سامانه و در راستای سیاست‌های برون سپاری سازمان ثبت، دفاتر اسناد رسمی را به عنوان پیشخوان ارائه خدمات ثبت شرکت‌ها و تغییرات قرار دادیم و افراد علاوه بر استفاده از سکوی کاتب، می‌توانند یک دفتر اسناد رسمی را به عنوان پیشخوان برای انجام امور خود انتخاب و کارهایش را توسط یک سردفتر خبره پیش ببرند.

سعادتیان ادامه داد: تمام فرآیندها اعم از ثبت، اخذ امضاها، پرداخت‌های دولتی و عمومی، پلمب دفاتر، اظهارنامه و … را در سامانه بازطراحی ثبت شرکت‌ها قرار دادیم و الکترونیکی کردیم قصد داریم در هفته قوه قضائیه این سامانه را به بهره برداری برسانیم. با انجام این کار، حضور ما در جامعه اقتصادی و بازرگانی بدون دخالت عامل انسانی و به صورت هوشمند و الکترونیکی خواهد بود و هم اینکه رتبه خود را کسب و کار جهانی ارتقا می‌دهیم.

۱۰۰ درصد پروندهای فیزیکی ثبت شرکت‌های کشور را در سال جاری اسکن می‌کنیم

معاون امور اسناد رسمی سازمان ثبت اسناد و املاک افزود: یکی دیگر از معضلات موجود، شرکت‌های سوری است که در این خصوص دستورالعملی تدوین شده تا در حد توان بتوانیم از تشکیل شرکت‌های سوری پیشگیری کنیم. در سال ۱۴۰۳ سوابق ثبت شرکت‌های مربوطه به ۱۵ استان را اسکن کردیم و بنا داریم در سال جاری ۱۰۰ درصد پروندهای فیزیکی ثبت شرکت‌های کشور را اسکن کنیم و از پایان سال ۱۴۰۴، ثبت شرکت‌ها را به صورت تمام الکترونیک و هوشمند به مردم کشور به ویژه فعالان اقتصادی نوید می‌دهیم.

سعادتیان ادامه داد: از دیگر مشکلات می‌توان به پرداخت‌های مالیاتی اشاره کرد که به صورت فیزیکی انجام می‌شود و فعالان اقتصادی به سازمان امور مالیاتی مراجعه می‌کردند و عوامل انسانی دخیل بود، تا اینکه هماهنگی انجام دادیم و براساس تبصره یک ماده ۱۴۳ قانون مالیات‌های مستقیم، این بخش را با سازمان مالیاتی همکاری داشته باشیم و پرداخت‌ها به صورت الکترونیکی انجام شود و مردم مجبور به مراجعه حضوری نباشند.

وی در خصوص شناسه ملی و پایگاه اشخاص حقوقی، گفت: همانطور که برای هر فردی یک کد ملی وجود دارد، تمام شرکت‌هایی که ثبت می‌شوند نیز باید یک شناسه ملی داشته باشند. در این راستا، پایگاه اشخاص حقوقی، نقش سازمان ثبت احوال اشخاص حقوقی را بازی می‌کند. به محض اینکه یک شرکت از طرف سازمان ثبت شرکت‌ها تأسیس می‌شود، باید اطلاعاتشان در این سامانه ثبت و یک شناسه ملی مانند کد ملی اشخاص حقیقی برای آنها صادر شود. در این راستا در سال ۱۴۰۳ برای ۹۴ هزار ۳۹۲ شخصیت حقوقی، شناسه ملی صادر و همچنین ۱۲۱ هزار و ۹۸۷ شناسه صادره را بازبینی و به روز رسانی کردیم تا مواردی از جمله مدیران، دارندگان حق امضا، موقعیت مکانی و هویتی مشخص و برای ذینفعان اطلاع رسانی شود.

صدور شناسه یکتا برای ۳ هزار موکب حسینی

معاون امور اسناد رسمی سازمان ثبت اسناد و املاک بیان کرد: یکی از معضلاتی که به ما گزارش دادند، مشکلات موکب‌های حسینی بود که نیاز به افتتاح حساب و مدیریت وجوه واریزی و هزینه‌های خود داشتند که با ورود به موقع به این موضوع برای ۳ هزار موکب حسینی شناسه یکتا صادر کردیم و مشخص شد که صاحب موکب چه کسی است و یا دارنده حق امضا کیست، در چه مکانی مستقر است و متعلق به چه استانی می‌باشد که برای شفافیت فعالیت مالی نهادهای عمومی غیردولتی این سامانه حیات و ممات این نهادها را مدیریت می‌کند.