حتماً شما هم بارها با افرادی مواجه شده‌اید که دیر به قرار ملاقات خود می‌رسند. ممکن است از تأخیر دیگران عصبانی شوید، یا شاید خودتان هم یکی از این افراد باشید!

چیزی که اغلب مردم نمی‌دانند، این است که یک اشتباه ساده و دیر حاضر شدن در موعد قرار، ممکن است پیامدهای زیادی به دنبال داشته باشد. وقتی شخصی با تأخیر در جلسه‌ی ملاقات حاضر می‌شود، ناخواسته پیامی را به سایر افراد منتظر ارسال می‌کند که طبیعتاً، بازتاب خوبی ندارد. در این مطلب می‌خواهیم این افراد را به ۶ گروه تقسیم کنیم و پیام واقعی رفتار آن‌ها را ببینیم:

افراد عصبی

همه‌ی ما این گروه را می‌شناسیم. همان فردی که با ظاهری آشفته در جلسه حاضر می‌شود و حتی زمانی که دستور کار جلسه شروع شد، هنوز مشغول تقلا است.

پیام: من احساساتی و مشکل‌آفرینم.

این نوع تأخیر، نشان‌دهنده‌ی یک سبک زندگی خارج از کنترل است. زندگی فردی که همیشه در حالت دراما باقی می‌ماند. ضمن اینکه این افراد هرگز هم‌تیمی خوبی برای شما نخواهند بود. نکته‌ای که باید قابل‌توجه این افراد قرار بگیرد: به‌موقع حاضر شدن، استرس را کاهش می‌دهد.

افراد بی‌اطلاع (خودخواه)

برخی از افراد با تأخیر زیادی به قرار می‌رسند، اما حتی متوجه نمی‌شوند که دیر آمده‌اند. این افراد غالباً می گویند: «آه، منتظر ماندید؟»

پیام: من از شما مهم‌تر هستم.

مقالات مرتبط:

قرارهای ملاقات‌ کوتاه میزان بهره‌وری را تا سه برابر افزایش می‌دهند چگونه در جلسات کاری باهوش به نظر برسیم

در چنین شرایطی این مثل قدیمی کاملاً مصداق دارد: ما برای آنچه که مهم می‌دانیم، وقت می‌گذاریم. اگر فردی برای به‌موقع حاضر شدن در یک جلسه‌ی ملاقات تلاش می‌کند، احترام خود را به مخاطب نشان می‌دهد. برعکس، کسی که هیچ نظارتی روی زمان خود و دیگران ندارد، سیگنال خودخواهی را به مخاطبین ارسال می‌کند.

افرادی که عذرخواهی نمی‌کنند

بعضی از مردم، با تأخیر در جلسه‌ی ملاقات حاضر می‌شوند و طوری رفتار می‌کنند که گویی هیچ اتفاقی نیفتاده است.

پیام: من اهمیتی نمی‌دهم.

به‌موقع رسیدن و خوش‌قول بودن نشانگر این است که شما انسان قابل‌اعتمادی هستید و به وعده‌های خود عمل می‌کنید. اما زمانی که دیر به قرار خود می‌رسید و عذرخواهی نمی‌کنید، به این معنی است که نه‌تنها ضمانتی برای پیشنهادات و قول‌های شما وجود ندارد، بلکه اصولاً به موضوع جلسه و شخص مخاطب اهمیتی نمی‌دهید.

افراد قربانی

حتماً افرادی را دیده‌اید که در توجیه تأخیر خود می‌گویند: «اصلاً باور نمی‌کنی که در راه چه اتفاقی برای من رخ داد...» بله، حق با شما است. اصلاً باور نمی‌کنیم.

پیام: من قربانی هستم / من مقصر نیستم.

هیچ‌کس نمی‌خواهد با فردی که همیشه قربانی است، همکاری و مشارکت داشته باشد. بسیاری از مواقع مردم برای توجیه تأخیر و اشتباه خود، داستانی را تعریف می‌کنند که باعث شده آن‌ها دیرتر از موعد به جلسه‌ی ملاقات خود برسند. شاید گاهی حادثه‌ی نامطلوبی رخ بدهد، ولی همیشه این‌طور نیست. به‌علاوه در معدود مواقعی که یک مانع واقعی باعث تأخیر ما می‌شود، باید اشتباه خود را تصدیق کنیم و از آن درس بگیریم.

افراد محافظه‌کار

تاکنون چند بار مخاطب شما درست پیش از ساعت تعیین‌شده‌ی ملاقات، ایمیل یا پیامی ارسال کرده تا همه‌ی دلایل دیرکرد خود را شرح دهد؟ اگر این اتفاق حالت استثنا داشته باشد، مشکلی نیست. ولی اگر به‌طور مداوم تکرار شود، حاوی پیام دیگری است.

پیام: من را باور نکنید.

اغلب اوقات وقتی دلایل ذکرشده در پیام را مطالعه می‌کنیم، می‌بینیم که همه‌ی آن‌ها قابل‌اجتناب بوده‌اند. حتی در این صورت هم تأخیر در جلسه، اعتبار فرد را پایین می‌آورد.

افرادی که همیشه دیر می‌رسند

بدترین افرادی که می‌توانید با آن‌ها معاشرت داشته باشید، همین گروه هستند که پیام بسیار واضحی را ارسال می‌کنند.

پیام: روی من حساب نکنید.

حضور به‌موقع در قرارهای ملاقات، نشانگر این است که شما کنترل زندگی خود را در دست دارید. در دنیای امروزی، واقعاً نمی‌توان پیش‌بینی کرد که چه اتفاقاتی در طول راه رخ می‌دهد. ولی قرار ملاقات، یک عهدنامه است. اگر دائماً این عهدنامه را زیر پا بگذارید، خودتان را بی‌اعتبار کرده‌اید. درحالی‌که پیش‌بینی ساعات ترافیک یا برنامه‌های محتمل امروز، کار زیاد سختی نیست.

حضور به‌موقع در جلسه یا قرار ملاقات، روشن‌ترین نمود اعتبار و قابل‌اعتماد بودن طرف مقابل است. شاید اگر بدانیم که همین ویژگی ساده، چگونه ما را از سایرین متمایز می‌کند، روی آن سرمایه‌گذاری بیشتری داشته باشیم.

جلسات کاری، معایب، چالش‌ها و راهکارهایی برای بهبود آن‌ها

قوانین جف بزوس برای برگزاری جلسات

قرارهای ملاقات‌ کوتاه میزان بهره‌وری را تا سه برابر افزایش می‌دهند

طوفان ذهنی و راهکارهایی برای افزایش خلاقیت

آموزش آنالیز مسیر بحرانی پروژه و نمودار PERT