نرم افزار اتوماسیون اداری آنلاین چیست؟ + انواع، مزایا و امکانات

امروزه دغدغه اصلی مدیران سازمان‌های مختلف این است که سرعت و دقت مکاتبات سازمانی در سیستم گردش نامه‌ها بیشتر شود. بنابراین ارائه یک بسته کامل که قدرت ثبت، گردش، بایگانی و مدیریت انواع مکاتبات اداری درون و برون سازمانی را داشته باشد، می‌تواند راه‌حل مناسبی برای این مشکلات باشد.

نرم افزار اتوماسیون ادارای آنلاین یک ترفند قدرتمند و یکپارچه در جهت سرعت بخشیدن به گردش مکاتبات، فرم‌ها و مستندات سازمانی است که کارها را بدون محدودیت زمانی و مکانی با سرعت بالا مدیریت کرده و باعث افزایش بهره‌وری در سازمان می‌شود. اگر به دنبال افزایش رشد کسب و کار خود هستید و می‌خواهید هزینه‌های شرکت خود را کاهش دهید، بهترین راهکار خرید نرم افزار اتوماسیون اداری آنلاین کارآمد است.

نرم افزار اتوماسیون اداری آنلاین چیست؟

برای بهبود تعاملات اداری و مکانیزه کردن فرایندهای سازمانی معمولاً از سیستم اتوماسیون اداری آنلاین استفاده می‌شود. این سیستم اغلب به صورت یک مجموعه نرم افزاری به سازمان‌ها و ادارات ارائه می‌شود. نرم افزار اتوماسیون اداری آنلاین در همه رده‌های سازمانی از مدیران ارشد گرفته تا تمام کارکنان و پرسنل، مخاطبان خارجی و ارباب رجوع به صورت جدی به کار برده می‌شود. ضریب نفوذ بالای این نرم افزار در سازمان‌ها نشان دهنده اهمیت و کارایی بالای این سیستم در مکانیزه کردن روال‌های دستی و بهبود مدیریت فرایندهای مربوط به کسب و کار است. پوشش همه جانبه نیازهای کاربران به وسیله زیرسیستم‌های اتوماسیون اداری به تمام کارکنان به منظور بهره‌گیری از این سیستم اضافه شده است. زیرسیستم‌هایی که مطابق با نیازهای بومی سیستم اداری کشور و منطبق بر آیین نامه‌های سازمان اداری و استخدامی کشور عمل می‌کند. به همین دلیل این زیرسیستم در همه سازمان‌های دولتی، عمومی و خصوصی به کار می‌رود. در ساختار اداری سنتی، نرم افزار اتوماسیون اداری آنلاین همان ارجاع کار، مدیریت وظایف و امور سازمانی است که از طریق ارجاع نامه انجام می‌شود. با استفاده از این نرم افزار فعالیت‌هایی مثل تولید، ورود و ثبت نامه، ارجاعات، مدیریت پست الکترونیکی و ... به صورت خودکار و یکپارچه صورت می‌گیرد.

انواع نرم افزار اتوماسیون اداری آنلاین

نرم افزار اتوماسیون اداری شامل انواع زیر است که هرکدام از آنها با خودکار کردن برخی از فرایندهای تجاری باعث بهبود بهره‌وری سازمان شما و حذف کارهای تکراری می‌شوند:

نرم افزار اتوماسیون بازاریابی؛ این نرم افزار به یافتن سرنخ‌های فروش در یک شرکت کمک می‌کند و چارچوبی را برای تیم‌ها به وجود می‌آورد تا امکان موفقیت کمپین‌های بازاریابی را بیشتر کنند. برخی از نرم افزارهای اتوماسیون بازاریابی می‌توانند فرایندهای بازاریابی ایمیلی را هم خودکار سازی نمایند و به شرکت‌ها این امکان را می‌دهند که کمپین‌ها را با تیم فروش هماهنگ کنند. ابزارهای اتوماسیون بازاریابی می‌توانند برای ردیابی و اندازه گیری فعالیت‌های مشتریان بالقوه مورد استفاده قرار گیرند. این ابزارها سرنخ‌هایی را که با شرایط از پیش تعریف شده برای مشتری مطابقت دارند، شناسایی کرده و آنها را به واحد فروش شرکت تحویل می‌دهند. نرم افزار اتوماسیون حسابداری؛ برای شرکت‌های بزرگ و کوچک حسابداری فرایندی زمانبر بوده که شامل مراحل دستی زیادی می‌شود. با خودکار کردن کارهای مربوط به ثبت و پردازش حساب‌ها، شرکت‌ها می‌توانند در زمان قابل توجهی در حساب‌های دریافتی، حساب‌های پرداختی، تنظیم صورت حساب‌ها، جمع آوری مبالغ، پشتیبان گیری از داده‌ها و سایر فرایندهای مالی صرفه جویی کنند. با استفاده از یک سیستم اتوماسیون حسابداری در یک شرکت جمع آوری اطلاعات خودکار شده، صورت حساب‌ها به طور خودکار با اسناد تطبیق داده شده و همچنین تأییدیه‌ها به صورت الکترونیکی ارسال می‌شوند. خطاهای دادهای کم می‌شود و از تقلب در کارها نیز جلوگیری به عمل می‌آید. نرم افزار اتوماسیون فرایندها؛ نرم افزارهای مدیریت فرایندهای کسب و کار به عنوان بخشی از اتوماسیون اداری به خودکار سازی فرایندها و کارهای خاص مرتبط با کسب و کار شما می‌پردازد. علاوه بر این نرم افزار اتوماسیون فرایندها با یکپارچه سازی ابزارهای دیگر اتوماسیون به شرکت‌ها در افزایش بهره‌وری آنها کمک کرده و با استفاده از داده‌های آنها امکان گزارشات جامع آماری را به وجود می‌آورد. فرایندهایی که با این نرم افزار خودکاری سازی می‌شوند شامل ثبت خودکار سفارش، ارسال خودکار ایمیل، پردازش دسته‌ای خودکار، انتقال خودکار فایل‌ها، ارائه خودکار گزارشات و خودکار سازی مراحل استخدام در یک شرکت است. بنابراین نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار به نوعی تمام عملیات مربوط به مشاغل را بهبود می‌دهد. نرم افزار اتوماسیون منابع انسانی؛ استخدام کارکنان جدید فرایندی چند مرحله‌ای است که بسیاری از بخش‌های آن قابلیت خودکار سازی دارد. یک سیستم مدیریت منابع انسانی ابزاری برای خودکاری سازی این فرایند است. این سیستم فرایند استخدام داوطلبان شغلی را خودکار سازی می‌کند. بنابراین از مرحله دریافت رزومه گرفته تا زمان بندی مصاحبه و اعلام نتایج می‌تواند با استفاده از اتوماسیون اداری خودکار سازی شود. با استفاده از سیستم اتوماسیون واحدهای منابع انسانی می‌توانند علاوه بر رسیدگی به فرایند استخدام، فرایندهایی مانند پرداخت حقوق و دستمزد، مدیریت اطلاعات پرسنلی کارکنان، تعیین پاداش و مزایا، مدیریت درخواست‌های مرخصی و ارائه گزارشات مربوط در یک سازمان را خودکار سازی کنند.

مزایای استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری آنلاین

مزیت‌های استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری آنلاین شامل موارد زیر می‌شود:

مزیت پیاده سازی نرم افزارهای اتوماسیون اداری در سازمان‌ها این است که باعث کاهش هزینه‌های جاری و صرفه جویی در وقت نیروی کار سازمانی به منظور استفاده بهینه از توانایی‌های فردی پرسنل سازمان می‌شود. بایگانی اسناد و مدارک به صورت کاغذی، نگهداری سوابق و همگام سازی فعالیت‌های مختلف اقدامات بدون بازده در سازمان‌ها هستند که با پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری آنها از چرخه امور و وظایف سازمانی حذف شده و سازمان به سمت بهینه سازی پیش می‌رود. نرم افزارهای اتوماسیون اداری امکانات فوق‌العاده‌ای نظیر کنفرانس تلفنی، پیام رسانی و ... را در اختیار مدیران سازمان قرار می‌دهند که مدیریت کارکنان را سریع‌تر و آسان‌تر می‌کند. با استفاده از سیستم کارتابل آفلاین که در این نرم افزار طراحی شده است، کارها بدون محدودیت و در هر زمان و هر مکانی به راحتی انجام می‌شود و دسترسی به این سیستم برای افراد در هر شرایطی میسر خواهد بود. با پیاده سازی سیستم نرم افزاری اتوماسیون اداری فرایندهای تکراری، اشتباهات و فرایندهای بدون بازده نظیر ثبت اسناد و مدارک به صورت کاغذی در عملیات سازمانی به حداقل می‌رسد و پرسنل می‌توانند انرژی خود را صرف امور مهم سازمان نمایند.

ویژگی‌ها و امکانات یک نرم افزار اتوماسیون اداری آنلاین کارآمد و مناسب چیست؟

اگر به دنبال خرید یک اتوماسیون اداری آنلاین کارآمد و مناسب برای سازمان یا شرکت خود هستید، قبل از هر اقدامی لازم است با امکاناتی که این سیستم به شما ارائه می‌دهد، آشنا شوید از جمله اینکه:

اتوماسیون اداری می‌تواند مکاتبات اداری درون سازمانی و بیرون سازمانی شما را مدیریت کرده و آنها را مکانیزه کند. از آنجایی که این نرم افزار دارای قابلیت گزارش گیری است، کمک می‌کند تا بتوانید گزارش‌های دقیق و کاملی از امور و وظایف داخل سازمان داشته باشید. چون تمام کارکنان و پرسنل سازمان به این نرم افزار متصل هستند، شما می‌توانید با استفاده از آن اطلاع رسانی‌های لازم را انجام دهید. سیستم اتوماسیون اداری می‌تواند یک پایگاه اطلاعاتی متمرکز برای مدیریت راحت‌تر بر روی اطلاعات تماس کاربران و مخاطبان در مجموعه شما باشد. این نرم افزار می‌تواند به راحتی با دیگر نرم افزارهای موجود در شرکت شما ارتباط داشته و با آنها یکپارچه شود. با دسترسی همزمان به ویندوز، وب و موبایل به شما کمک می‌کند تا بتوانید به آسانی با هر ابزاری که در اختیار دارید، به نرم افزار اتوماسیون متصل شوید. محیط کاربری این نرم افزار به‌گونه‌ای طراحی شده تا کارکنان و پرنسل احساس راحتی بیشتری با آن داشته باشند.

بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری آنلاین را از کدام شرکت خریداری کنیم؟

اگر به دنبال این هستید که برای شرکت و سازمان خود یک نرم افزار کارآمد و مناسب اتوماسیون اداری را خریداری کنید، ما به شما نرم افزار اتوماسیون اداری آنلاین یگانه را توصیه می‌کنیم که یکی از بهترین نرم افزارها در این زمینه محسوب می‌شود.

دلیل استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری آنلاین یگانه؟

چون تحت وب و آنلاین است، شما می‌توانید در هر زمان و هر مکان به آن دسترسی داشته باشید. جستجو و گزارش‌گیری از انواع مکاتبات اداری و گردش کارها توسط این نرم افزار برای شما فراهم است. خدمات پشتیبانی نرم افزار اتوماسیون اداری آنلاین یگانه از جمله نصب، راه‌اندازی و آموزش به روش‌های مختلف توسط این مجموعه به متقاضیان ارائه می‌شود.

شما می‌توانید برای کسب اطلاعات بیشتر در زمینه امکانات، ویژگی‌ها و قیمت این نرم افزار به وب‌سایت رسمی شرکت نرم افزاری یگانه مراجعه نمایید.

‌سلب مسئولیت: مطالب منتشرشده در دسته رپورتاژ آگهی توسط شرکت‌های ثالث تهیه شده اند و جنبه تبلیغاتی یا بیانیه خبری دارند. این مطالب صرفاً بازنشر شده و شهرسخت‌افزار مسئولیتی در قبال صحت محتوای آن ندارد.