OKR چیست و چرا باید از آن استفاده کنیم؟

۸۵ سال از زمانی که فیلسوف بریتانیایی، «الک میس»، نظریه تعیین هدف را ارائه داد و اعلام کرد که تعیین مقصود راهی کارآمد برای رسیدن به اهداف بیشتری است، می‌گذرد و تحقیقات نشان می‌دهند که افرادی با اهداف روشن ۱۰ برابر بیشتر از افراد بدون هدف در زندگی خود موفق هستند.

حال نقش OKR در همه این‌ها چیست؟

OKR یا به فارسی «اهداف و نتایج کلیدی» یک چارچوب هدف‌گذاری است که به‌عنوان راه‌حلی برای کمک به چندین شرکت بزرگ در جهان ازجمله گوگل، برای تعیین اهداف خود استفاده می‌شود. در این راهنما، OKR و نحوه استفاده از آن را یاد خواهید گرفت.

مقدمه‌ای بر مفهوم OKR

OKR کوتاه‌شده عبارت Objectives and Key results است. Objectives به معنی اهداف و Key Results نیز به معنی نتایج کلیدی است.

در این بخش، با اصول روش OKR ازجمله تعاریف Objective و Key Result و همچنین تعریف Initiatives، یکی دیگر از عناصر مهم چارچوب OKR آشنا خواهید شد.

روش OKR و هدف از آن چیست؟

همانطور که بالاتر اشاره شد، OKR مخفف Objectives and Key Results است که هدف اصلی آن ارائه خروجی‌هایی است که کاملاً با هدف مرتبط هستند. استراتژی OKR کاملا مبتنی بر هدف است.

هر کدام از مجموعه اهداف یا Objectives و نتایج کلیدی یا Key Results باید دارای ویژگی‌هایی مثل الهام‌بخش بودن، قابل انجام بودن و پراهمیت بودن باشند.

اجزای OKR چیست؟

اجزای اصلی روش OKR عبارتند از:

یک هدف (Objective)

یک نتیجه کلیدی (Key Result)

یک ابتکار عمل (initiative)

جلسات مرور هفتگی OKR

اکنون نگاهی دقیق‌تر به هر عنصر خواهیم داشت.

هدف یا Objective چیست؟ یک OKR چند Objective دارد؟

طبق تعریف OKR، یک OKR از ۱ تا ۵ هدف تشکیل شده است - از نظر ماهیت، یک Objective مفهوم کیفی است، یعنی با کیفیت خود مشخص می‌شود و قابل اندازه‌گیری نیست. Objectiveها مسیر را نشان می‌دهند و هدف از Objectives ارائه تعریفی برای هدف(هایی) است که می‌خواهید دنبال کنید.

اهداف مشخص‌شده توسط شما باید دارای ویژگی‌های زیر باشد:

واضح باشد

هم‌راستا باشد

تأثیرگذاری بالایی داشته باشد

آسان درک شود

به‌عنوان منبع الهام استفاده شود

مثال:

شما مدیرعامل یک فرنچایز فست‌فود هستید و می‌خواهید شاهد رشد بیشتر امپراتوری فست‌فود خود باشید. در این مثال، بازکردن رستوران‌های بیشتر در سراسر کشور هدف مرتبطی است که شما دنبال می‌کنید و می‌توانید آن را این‌گونه بیان کنید:

Objective: من امپراتوری فست‌فود خود را در سراسر کشور با افتتاح رستوران‌های جدید گسترش خواهم داد.

۲. نتایج کلیدی یا Key Result چیست؟

به دومین عنصر OKR می‌رسیم. همان‌طور که بالاتر گفتیم می‌توانید بین ۱ تا ۵ هدف را در هر بازه زمانی OKRتان تنظیم کنید، هر کدام از این اهداف نیز باید دارای ۳ تا ۵ نتیجه کلیدی باشند. برخلاف اهداف، نتایج کلیدی یک مفهوم کمی هستند و به اعداد یا ارقام خاصی نیاز دارند یا همان‌طور که «ماریسا مایر»، مدیرعامل سابق یاهو، گفته بود: «اگر عدد نداشته باشد، نتیجه کلیدی نیست.»

هدف از نتایج کلیدی کمک به شما در تعیین نقاط مرجعی است که برای تصمیم‌گیری در مورد موفقیت شما در پیشرفت به سمت هدف مذکور استفاده می‌شود.

نتایج کلیدی مشخص‌شده توسط شما باید دارای ویژگی‌های زیر باشد:

به‌راحتی قابل اندازه‌گیری باشند

مشخص و دقیق باشند

محدود به یک بازه زمانی خاص باشند

مثال:

بیایید همان مثال قبلی را ادامه دهیم. پس هدف ما این بود که امپراتوری فست‌فود خود را گسترش دهیم. حال بیایید برای این هدف، نتایج کلیدی مشخص کنیم.

نتیجه کلیدی یک: ۵۰ جویای کار برای همکاری در فست‌فودهای خود در سراسر کشور داشته باشیم.

نتیجه کلیدی دوم: ۴۰ نفر از کاندیدها را که بهترین‌شان هستند، تمرین دهیم.

نتیجه کلیدی سوم: با ۳۰ نفر از بهترین‌ها که تمرین داده‌ایم، قرارداد ببندیم.

نتیجه کلیدی چهارم: ۳۰ نفر کارمند جدید را میان شعب فست‌فود خود تقسیم کنیم.

۳. ابتکار عمل یا Initiative چیست؟

هر یک از ۳ تا ۵ نتیجه کلیدی که داریم دارای ابتکار عمل‌های متفاوتی هستند و باید توجه ویژه‌ای به هر کدام داشته باشیم. ابتکار عمل یا Initiative درواقع کارهایی است که باید انجام دهیم تا بتوانیم نتیجه کلیدی خود را به موفقیت برسانیم. می‌توانید مانند «لیست کارها» به آن نگاه کنید.

ابتکار عمل‌هایی که می‌نویسید باید دارای ویژگی‌های زیر باشند:

به‌راحتی قابل اندازه‌گیری باشند

به‌صورت واضح و مشخص فعالیت را مشخص کرده باشند

قابل کنترل باشند

زمان اتمام مشخص باشد

مثال:

باز هم مثال فست‌فود را ادامه می‌دهیم. ابتدا هدف را مشخص کردیم و بعد نتایج کلیدی آن و حالا نیز به‌سراغ آماده‌سازی ابتکار عمل‌ها می‌رویم.

ابتکار یک: تمام رزومه‌های ارسال‌شده را بخوانید تا ۵۰ نامزد برتر را شناسایی کنید

ابتکار دو: برنامه آموزشی را برای ۴۰ کاندیدای جدید برنامه‌ریزی کنید

ابتکار سه: بر اساس عملکرد افراد، ۳۰ نفر را انتخاب کنید و به آن‌ها قرارداد همکاری پیشنهاد دهید

ابتکار 4: بر اساس داده‌های قبلی جمع‌آوری‌شده، نتیجه‌گیری کنید که می‌خواهید ۳۰ کارمند جدید را در کجا و چه بخش‌هایی تخصیص دهید.

۴. جلسات هفتگی چه هستند؟

جدا از تعیین اهداف، نتایج کلیدی و ابتکار عمل‌ها، باید به بررسی هفتگی OKR نیز فکر کنید.

بررسی هفتگی OKR یک جلسه کوتاه و حداکثر ۲۰ دقیقه‌ای برای رهبران تیم و همه اعضای تیم است. هدف این بررسی‌ها این است که پیشرفت OKR خود را با فکر کردن به آنچه تاکنون به عنوان یک تیم انجام داده‌اید، مرور کنید.

برای آماده‌شدن، رهبران تیم باید اهداف، نتایج کلیدی و ابتکارات تیم را بررسی کنند.

علاوه‌براین، مدیران می‌توانند در مورد سؤالات زیر فکر کنند:

آیا از نتایج OKR تیم خود راضی هستید؟

آیا مشکلاتی وجود دارد و چگونه می‌توان آنها را حل کرد؟

آیا ایده‌ای در مورد چگونگی بهبود فرآیند کلی OKR دارید؟ اگر چنین است، باید آنها را با تیم به اشتراک بگذارید.

بررسی هفتگی OKR حیاتی است زیرا به همه افراد درگیر در فرآیند OKR کمک می‌کند از نتایج گذشته خود (هفته گذشته) یاد بگیرند و همچنین اولویت‌های هفته آینده را تعیین کنند.

تاریخچه OKR

حال که متوجه شدید روش OKR چیست و چه اجزایی دارد، بیایید نگاهی به گذشته این مفهوم داشته باشیم. در این بخش خواهید آموخت که چه کسی OKR را اختراع کرد، چگونه این مفهوم گسترش یافت و چه شرکت‌هایی از این چارچوب تعیین هدف برای گسترش امپراتوری‌های خود استفاده می‌کنند.

چه کسی OKR را اختراع کرد؟

اهداف و نتایج کلیدی تاریخچه غنی و مهمی در دنیای تجارت دارند.

از نظر تاریخی، OKR با ظهور «مدیریت توسط اهداف (MBO)» شروع می‌شود؛ یک مدل مدیریت استراتژیک که هدف آن ارتقای عملکرد یک شرکت از طریق تعیین اهدافی است که هم مدیریت شرکت و هم کارمندان شرکت روی آن توافق دارند.

MBO نخستین‌بار در سال 1954 در کتاب The Practice of Management توسط «پیتر دراکر»، مشاور مدیریت و مربی که ستون و اساس شرکت‌های تجاری امروزی را پایه‌گذاری کرد، توضیح داده شد.

در سال 1968، «اندی گروو»، یکی از بنیان‌گذاران شرکت اینتل، مسئولیت توسعه بیشتر MBO را بر عهده گرفت و او آن را به شکل OKR که امروزه می شناسیم، درآورد و اجرا کرد.

چگونه OKR تکامل یافت و کدام شرکت‌ها امروز از OKR استفاده می‌کنند؟

در سال ۱۹۷۴، «جان دوئر»، سرمایه‌گذار مشهوری که امروز در بسیاری از شرکت‌های برتر سرمایه‌گذاری کرده است، به تیم فروش اینتل پیوست و نحوه پیاده‌سازی چارچوب تعیین هدف OKR را آموخت.

در سال ۱۹۸۰، او به کلاینر پرکینز رفت؛ شرکتی که در گوگل سرمایه‌گذاری می‌کرد. دوئر در آن زمان یکی از مشاوران گوگل بود و او مفهوم OKR را به بنیانگذاران گوگل معرفی کرد و با استقبال آن‌ها روبه‌رو شد. روش OKR همچنان در گوگل استفاده می‌شود.

دیگر شرکت‌های برتر که به چارچوب OKR متکی هستند عبارتند از فیس‌بوک، مایکروسافت، توییتر، آمازون، اسپاتیفای، ادوبی، لینکدین و بسیاری دیگر از شرکت‌های برتر دنیای امروز ما.

تفاوت OKR با KPI چیست؟

KPI مخفف Key Performance Indicator است. طبق تعریف، KPI یک مقدار قابل اندازه‌گیری است که هدف آن نشان‌دادن موفقیت شرکت در دستیابی به اهداف اصلی خود است.

حال ممکن است اغلب با یک بحث "OKR در مقابل KPI" مواجه شوید، به خصوص در طول جلسات مدیریت عملکرد که این دو مفهوم اغلب با یکدیگر اشتباه گرفته می‌شوند. بااین‌حال، از آنجایی که هر دو مفهوم با اهداف سروکار دارند، در واقع بیشتر امکان دارد که این دو را به هم مرتبط کنیم تا اینکه آن‌ها را با هم مقایسه کنیم.

OKR‌ها به ما در بررسی عملکرد، مدیریت اهداف و ایجاد چارچوب‌های استراتژیک کمک می‌کنند و KPI‌ها میزان موفقیت ما را در چارچوب‌هایی که مشخص کردیم، اندازه‌گیری می‌کنند.

KPIها فرآیندی را که به هدف مذکور منتهی می‌شود تعریف می‌کنند و OKR‌ها نتیجه هدف مذکور را اندازه‌گیری می‌کنند. همچنین می‌توانید از یک KPI ناموفق برای تعریف یک نتیجه کلیدی استفاده کنید. به‌عنوان مثال، می‌خواهید اعضای تیم پشتیبانی شما حداکثر ۲۰ دقیقه برای هر تیکت ارسالی صرف کنند (در این مثال KPI شما صرف ۲۰ دقیقه برای هر تیکت است).

بااین‌حال، پس از بررسی‌های شما مشخص می‌شود که درحال‌حاضر تیم پشتیبانی شما برای هر تیکت ۳۳ دقیقه زمان می‌گذارد. حال نتیجه کلیدی یا Key Result شما پایین‌آوردن این میزان زمان می‌شود. (نتیجه کلیدی: مقدار زمانی که تیم پشتیبانی برای هر تیکت صرف می‌کند از ۳۳ دقیقه به ۲۰ دقیقه کاهش یابد.)

چرا باید بیشتر به OKR بها دهیم تا KPI؟

قبلاً توضیح دادیم که هر دو چارچوب OKR و KPI برای یک هدف مهم هستند و ارتباط نزدیکی با یکدیگر دارند و حتی می‌توانند از یکدیگر نشأت بگیرند. بااین‌حال، چارچوب OKR به احتمال زیاد به شما کمک می‌کند تصمیم بگیرید که آیا یک پروژه موفق بوده یا خیر.

برای کمک به توضیح این نکته، بیایید به یکی از مشهورترین پروژه‌های تجاری در صنعت سینما نگاهی بیندازیم: فیلم پرفروش «تایتانیک».

درحالی‌که تایتانیک هنوز درحال توسعه بود، KPIهای تعریف‌شده توسط استودیوی سازنده آن به شرح زیر بود:

بودجه مورد انتظار: ۱۰۰ میلیون دلار

تاریخ مورد انتظار انتشار: ۲ ژوئیه ۱۹۹۷

بیایید فرض کنیم که OKR مورد انتظار برای فیلمبرداری تایتانیک مستلزم ساخت یک فیلم بسیار تحسین‌شده و سودآور است که باعث می‌شود باران پول و اسکار ببارد.

اکنون، امتیاز نهایی KPIها در اینجا آمده است:

بودجه واقعی: ۲۰۰ میلیون دلار

تاریخ انتشار واقعی: ۱۹ دسامبر ۱۹۹۷

بنابراین، با توجه به اینکه تایتانیک دو برابر بودجه هزینه داشته و تاریخ انتشار آن ۶ ماه تأخیر داشته است، Key Resultهای مورد انتظار آن، تایتانیک را به‌عنوان یک پروژه شکست‌خورده نشان خواهند داد که البته به هیچ وجه اینطور نیست.

علیرغم اینکه ممکن است روند ساخت فیلم «تایتانیک» را به‌عنوان یک شکست ارزیابی کنید، به این معنا که این فیلم به بودجه مورد انتظار و تاریخ اکران خود عمل نکرد، هیچ‌کس نمی‌تواند منکر شود که نتیجه کلی اکران و نمایش آن و تأثیر بعدی آن بر فرهنگ پاپ مدرن یک موفقیت کامل بود.

تایتانیک اولین فیلم تاریخ است که از مرز ۱ میلیارد دلار فروش عبور کرده و یکی از سه فیلمی است که ۱۱ جایزه اسکار را در جهان کسب کرده است؛ بالاترین تعداد برنده‌شده تا به امروز. تایتانیک با شاخص‌های کلیدی خود امتیاز را از دست داد، اما بیش از آن با OKR‌هایش جبران کرد و این چیزی است که درنهایت اهمیت داشت.

اسکرام (Scrum) و OKR

اسکرام یک چارچوب چابک است که برای کمک به تیم‌ها در مقابله با پروژه‌های پیچیده مانند پروژه‌های توسعه نرم افزار طراحی شده است.

تفاوت بین اسکرام و OKR مانند تفاوت بین یک بخش و یک کل است؛ اهداف و نتایج کلیدی چارچوب بزرگ‌تری را ارائه می‌دهند و اسکرام بیشتر روی مدیریت خرد متمرکز است.

مزایای OKR چیست و چرا شکست می‌خورند؟

مانند هر چارچوب تعیین هدف دیگری، OKR دارای مزایای و معایب خاص خود است. بیایید ابتدا مزایای کلیدی استفاده از OKR را ببینیم.

مزایای اجرای OKR

۱. OKR به تمرکز شرکت شما کمک می‌کند

شما قادر خواهید بود که متوجه شوید شرکت شما درحال انجام چه کارهایی است و در چه مسیری پیش می‌رود و همچنین دیدگاهی نسبت به کارها و پروژه‌هایی که انجام نمی‌شود نیز دارید.

۲. OKR به شرکت شما کمک می‌کند اولویت‌های خود را هماهنگ کند

می‌توانید مطمئن شوید که تیم‌ها و بخش‌های سازمان شما درحال تمرکز روی مسائلی هستند که اهمیت دارد.

۳. OKR به روشن‌کردن پیشرفت شرکت شما کمک می‌کند

به شما کمک می‌شود که متوجه شوید که آیا تیم‌های سازمان به پتانسیل خود رسیده‌اند یا همچنان راه‌هایی برای پیشرفت وجود دارد.

۴. OKR به شما کمک می‌کند پیشرفت خود را اندازه‌گیری کنید

در پایان زمانی که به اهداف خود رسیدیم، دو پاسخ وجود دارد: به هدف رسیدیم یا به هدف نرسیدیم. اینجاست که OKR بازهم ارزش خود را نشان می‌دهد و تصویر واضحی از میزان پیشرفتی که تیم‌های شما به سمت هدف سازمان داشته‌اند، نشان می‌دهد.

۵. OKR به شفافیت شرکت شما کمک می‌کند

گوگل تأکید می‌کند که OKRهای تمام تیم‌های سازمان به‌صورت شفاف در اختیار سازمان قرار گیرد. با این روش همه اعضای تیم‌ها می‌دانند که تیم‌های دیگر مشغول چه کاری هستند و شرکت چه مسیری را پیش گرفته است.

۶. OKR حس مسئولیت‌پذیری را تشویق می‌کند

این نکته درواقع با نکته قبلی گره خورده است: وقتی همه از کارهایی که همه در هر زمان انجام می‌دهند آگاه باشند، افراد تشویق می‌شوند تا در انجام وظایف خود مسئول و پاسخگو بمانند.

۷. OKR شما را برای بهترشدن به چالش می‌کشد

شما می‌توانید OKRهای تیم خود را طوری بچینید که به چالش کشیده شوید. مطمئن شوید که ظرفیت و عمق تیم برای به چالش‌کشیدن مناسب است و خود را به چالش بکشید.

چرا OKRها شکست می‌خورند؟

علیرغم مزایای این روش، مشکلات خاصی به مفهوم OKR گره خورده است که اگر مراقب نباشید، می‌توانید به راحتی درگیرشان شوید. در ادامه مهم‌ترین آن‌ها لیست شده است.

۱. شما به قوانین OKR پایبند هستید حتی اگر آنها برای شما کارساز نباشند

روش OKR قوانین و شیوه‌های خاص خود را دارد؛ اما این بدان معنا نیست که شما باید از آن‌ها بدون فکر پیروی کنید. اگر انجام تغییرات و بهبودهایی باعث می‌شود روش OKR برای شما بهتر کار کند،‌ حتماً آن را انجام دهید.

به‌طور طبیعی، OKR بهترین شیوه‌ها و قوانین خاص خود را دارد، اما این بدان معنا نیست که شما باید از آن‌ها پیروی کنید، حتی زمانی که واضح است که باید برخی از تغییرات را انجام دهید تا OKR برای شما کار کند. برای مثال قانون OKR می‌گوید که باید برای هر هدف، ۳ تا ۵ نتیجه کلیدی تعیین کنید اما چه می‌شود اگر آن هدف شما با دو نتیجه کلیدی به مقصود می‌رسد؟ شما نباید خود را مجبور کنید که اهداف و نتایج کلیدی بیشتری نسبت به آنچه نیاز دارید تعیین کنید، با این کار خطر پراکنده‌کردن تمرکز و تلاش‌های خود را دارید.

۲. شما تایم فریم‌های اشتباهی را تنظیم کردید

روش OKR می‌گوید که شما باید هر فصل نتایج کلیدی و اهداف خود را بررسی کنید با این وجود اگر کسب‌وکار شما استارتاپی چابک و سریع بود ممکن است سریع‌تر به اهداف خود برسید یا برعکس ممکن است به زمان بیشتری برای رسیدن به آن اهداف نیاز داشته باشید. تلاش کنید اهداف و بازه زمانی مدنظرتان، براساس توانایی‌ها باشد.

۳. از OKR برای مجبور کردن خود به تمرکزکردن استفاده نکنید

درحال‌حاضر، اهداف و نتایج کلیدی راه بسیار خوبی برای کمک به شما برای هدایت تمرکز خود روی چیزی مشخص است.

متأسفانه، اگر تنها انگیزه شما برای تعریف OKRها یافتن چیزی برای تمرکز روی آن باشد، احتمالاً شکست خواهید خورد. این به این دلیل است که OKRها نباید به عنوان درمانی برای عدم تمرکز شما عمل کنند.

بنابراین، ابتدا یک هدف مشخص در زندگی خود پیدا کنید، هدفی که می خواهید برای آن تلاش کنید زیرا ارزشمند است و سپس از آن برای تعریف اهداف و نتایج کلیدی خود استفاده کنید.

۴. از OKR به عنوان راه‌حلی برای مشکلی که ندارید استفاده می‌کنید

یکی از مشکلات اصلی OKRها این است که ممکن است آن‌ها را به عنوان یک راه‌حل عالی بشناسید (همانطور که باید) و سپس سعی کنید مشکلی را در شرکت خود پیدا کنید و از OKR برای پیاده‌سازی استفاده کنید. این یک تفکر اشتباه است. هنگامی که یک مشکل یا چالش الهام‌بخش ظاهر می‌شود، در آن زمان است که باید یک چارچوب OKR تعریف کنید، نه زودتر.

۵. شما از OKR در یک کسب‌وکار ثابت نشده استفاده می‌کنید

اگر صرفاً درحال آزمایش آنچه می‌خواهید کسب‌وکارتان روی آن تمرکز کند، هستید، تعریف OKR‌ها هنوز فایده‌ای ندارد چراکه هنوز این کسب‌وکار خود را ثابت نکرده که بتوان برای آن هدف مشخصی تعریف کرد. OKRها به سطح خاصی از ثبات نیاز دارند.

بهتر است قبل از تعیین OKRهای نهایی خود، درک کنید که می‌خواهید به چه چیزی برسید و چگونه پیشرفت خود را اندازه‌گیری می‌کنید.

۶. هنوز داده‌های مربوطه را بدست نیاوردید

OKRها برای عملکرد به داده‌های مرتبط و دقیق نیاز دارند، درنهایت، نتایج کلیدی شما یک معیار کمی هستند و به همین دلیل همیشه با اعداد و ارقام خاص مرتبط هستند.

فرض کنید می‌خواهید وب‌سایت خود را توسعه دهید، آیا به معیارهایی دسترسی دارید که به شما در پیگیری و اندازه‌گیری پیشرفتتان کمک می‌کنند؟

علاوه‌براین، مهم‌تر این است که این داده‌ها در دسترس افراد تیم شما باشد که در راستای هدف رشد وب‌سایت کار می‌کنند.

تا زمانی که همه افراد مرتبط به این داده‌ها دسترسی نداشته باشند، نمی‌توانند پیشرفت خود را به درستی اندازه‌گیری کنند و اقدامات خود را مطابق با آن اصلاح کنند.