چطور بازخورد مدیریتی بدهیم؟

ما آدم‌ها معمولاً از بازخورد گرفتن در مسیر شغلی و حتی در مسیر یادگیری می‌ترسیم. شاید به این دلیل که نگرانیم دیگران متوجه عیب و نقص‌های احتمالی ما شوند. اما زندگی در جامعه بدون دریافت بازخورد ممکن نیست. قسمت سخت‌تر ماجرا این است که گاهی به عنوان مدیر لازم است بازخورد مدیریتی دهیم. چرا که بازخورد ما برای بهبود فعالیت کارمندان حیاتی تلقی می‌شود. در این مورد، طبیعی است که شما به عنوان یک مدیر نخواهید کارمندان خود را ناراحت کنید. اما واکنش دیگران به بازخوردی که می‌دهید معمولاً خارج از کنترل شماست. ممکن است یک کارمند در برابر بازخورد شما جبهه بگیرد، ‌کارمندی دیگر شاید گریه کند بازخوردتان را نپذیرد. کارمند دیگری شاید سؤالی بپرسد و حتی گاهی هم کارمندی پیدا می‌شود که آن را بپذیرد. در هرصورت شما در مقام مدیر سازمان می‌توانید نظر و بازخورد خود را تا حد امکان به‌شکلی مفید و سازنده بیان کنید.

بازخورد مدیریتی چطور بیان می‌شود؟

همان‌طور که گفتیم، هر چند شاید ارائه و دریافت بازخورد در نگاه نخست چندان خوشایند نباشد اما اگر نحوه بیان بازخورد درست و مناسب باشد، می‌توانیم به اثرگذاری آن امیدوار باشیم. برای ارائه بازخورد صادقانه و بدون غرض‌ورزی رعایت نکات زیر را به شما پیشنهاد می‌دهیم:

• نیت مثبت خود از بازخورد را بیان کنید.
• درخواست و بازخورد خود را به‌طور شفاف بیان کنید.
• تأثیرات بازخورد خود را اعلام کنید.
• بر نقاط قوت فرد مدنظر تمرکز کنید.
• گام‌های عملی پیشنهاد کنید.

تصورات کلیشه‌ای مدیران درباره بازخورد مدیریتی

اغلب مدیران تصورات کلیشه‌ای یا قالبی در ذهن دارند. این تصورات باعث می‌شود از ارائه بازخورد بپرهیزند. با این حال، مدیران باید به این نکته توجه کنند ارائه‌ بازخورد به‌موقع، مفید و صادقانه هم برای کارمندان راه‌گشا است و هم برای سازمان. اغلب مدیران تصورات قالبی و تفکرات نادرست درباره بازخورد دارند. اغلب مدیران به‌اشتباه فکر می‌کنند:

۱. گفت‌وگو و فرایند ارائه بازخورد طولانی و خسته‌کننده است.

۲. ارائه بازخورد باید کامل و بی‌نقص باشد.

۳. ارائه بازخورد ممکن است منجر به سوءتفاهم شود.

در ادامه این مطلب، قصد داریم این تصورات قالبی مدیران درباره ارائه بازخورد را بررسی کنیم و راهکارهایی نیز برای رفع این مشکلات مطرح کنیم. با ما همراه باشید:

تصور قالبی اول این است که فرایند بیان بازخورد می‌تواند به مکالمه‌ای طولانی و خسته‌کننده تبدیل شود. موقعیتی را تصور کنید که در آن با یکی از همکاران رابطه کاری خوبی دارید. شما به نظرات او اهمیت می‌دهید و او هم به نظرات شما احترام می‌گذارد. شما متوجه شده‌اید که او به کیفیت کار خود و تأثیرش بر دیگران و پروژه‌ها اهمیت می‌دهد. علاوه بر این، وقتی در گذشته هم به او بازخورد دادید، بدون حالت تدافعی آن را پذیرفت. او حتی تغییرات مدنظر شما را اعمال کرد. در این موقعیت احتمالاً شما با کسی سر و کار دارید که به‌راحتی بازخورد را می‌پذیرد و براساس آن عمل می‌کند. وقتی با چنین فردی همکارید، نیازی به گفت‌وگوهای طولانی نیست. می‌توانید به‌راحتی و بدون نگرانی بازخورد بدهید. اما بدیهی است که تمام آدم‌ها به راحتی بازخوردهای دریافتی را قبول نمی‌کنند. در آن موارد، مکالمه‌ طولانی‌تری در پیش دارید. اما به‌صورت پیش فرض نباید تصور کنید که هر گفت‌وگویی در این‌باره طولانی یا پیچیده است. چرا که اگر نکات ساده‌ای را در حین بیان بازخورد رعایت کنید، به‌احتمال زیاد مکالمه‌ای کوتاه، کاربری و مفید در پیش خواهید داشت.

در تصور قالبی دوم، اغلب مدیران تصور می‌کنند بازخورد مدیریتی که می‌دهند، حتماً باید کامل و بی‌نقص باشد. بازخورد یک مدیر درباره عملکرد کارکنانش، ترکیبی از مشاهدات عینی و نظرات شخصی است. این بدان معناست که زاویه دید کارمند شما ممکن است با زاویه دید شما متفاوت باشد. پس بازخورد ابتدایی شما ممکن است درست یا کامل نباشد.‌ به‌همین دلیل، بیان بازخورد را نباید مکالمه‌ای یک‌طرفه و قطعی دانست. در این موارد، می‌توان یک گفت‌وگوی دوطرفه داشت که در آن هر دو طرف بتوانند نظرات و دیدگاه‌های خود را مطرح کنند. این رویکرد به شما کمک می‌کند تا اطلاعات بیشتری کسب کنید، نظرات و واکنش‌های کارمندتان را بشنوید و در صورت نیاز، بازخورد خود را اصلاح یا به‌روزرسانی کنید. به این ترتیب، بازخورد نهایی شما دقیق‌تر و سازنده‌تر خواهد بود. پس می‌توان نتیجه گرفت با یک گفتگوی دوطرفه درباره بازخورد، احتمالاً اطلاعات جدید، دیدگاه‌های اضافی و حتی واکنش‌هایی دریافت خواهید کرد که باید در نظر بگیرید. این مورد ممکن است به این معنا باشد که جلسه‌ی برنامه‌ریزی شده‌‌ی ۳۰ دقیقه‌ای شما طولانی‌تر شود. اما هیچ ایرادی ندارد. مهم این است که بازخورد نهایی برای هر دوی شما مفیدتر باشد.

در تفکر قالبی سوم، اغلب مدیران فکر می‌کنند که بیان بازخورد می‌تواند منجر به سوءتفاهم شود. می‌توان گفت دغدغه‌ بسیاری از مدیران هنگام بیان بازخورد این است که کارکنان خود را ناراحت یا عصبی کنند‌. در واقع، اضطراب آن‌ها درباره واکنش کارکنان‌شان باعث تأخیر یا ممانعت از ارائه‌ بازخورد مفید، به‌موقع و مستقیم می‌شود. به همین دلیل است که اغلب کارکنان نمی‌دانند چه کاری را به خوبی انجام می‌دهند، کجا نیاز به پیشرفت دارند، انتظارات از آن‌ها چیست و چگونه باید به آن برسند. به عنوان یک مدیر طبیعی است که نخواهید زیردست خود یا هر فرد دیگری را ناراحت کنید. با این حال همانطور که گفتیم، واکنش‌ها و پاسخ‌های دیگران به بازخورد شما تا حد زیادی از کنترل شما و گاهی اوقات حتی از کنترل آن‌ها خارج است. اینکه یک کارمند بازخورد را چگونه برداشت کند به عوامل متعددی مانند شخصیت او، وضعیت فعلی‌اش، تجربیات کلی زندگی، پیشینه فرهنگی‌ و بسیاری عوامل دیگر بستگی دارد. شما در نهایت می‌توانید با دقت در نحوه‌ی ارائه‌ی بازخورد، آن را مفید و سازنده انجام دهید. اما باید بدانید که کنترل کامل و همه‌جانبه بر آن ندارید.

بازخورد سازنده، شیوه انتخابی مدیران برنده

هر زمان که قصد دارید بازخورد مدیریتی و بدهید، باید بدانید که ممکن است بیشتر از یک مکالمه‌ ساده طول بکشد. چرا که بازخورد مسئله‌ای پیچیده و چندوجهی است. مخصوصاً در مواردی که مطمئن نیستید فرد مقابل بازخورد شما را درک کرده باشد. گاهی حتی خودتان هم اطمینان ندارید که دیدگاه فرد مقابل را درک کرده‌ باشید و بخواهید واقعاً به او گوش دهید. چرا که معمولاً در زمینه بیان بازخورد اختلاف نظر وجود دارد. در نهایت، بهتر است بدانید که بازخوردهای خوب از ابزارهای کلیدی برای پیشرفت در محیط‌های شغلی محسوب می‌شوند. پس اگر ترس‌ها و تصورات غلط درباره‌ آن‌ها را کنار بگذاریم، می‌توانیم به بهبود عملکرد و ارتباطات خود امیدوار باشیم. بازخورد صحیح و سازنده، با تمرکز بر نقاط قوت و ارائه‌ پیشنهادهای عملی، به رشد فردی و تیمی کمک می‌کند. پس می‌توان نتیجه گرفت که رویکردی باز و صادقانه، می‌تواند به ایجاد محیطی مثبت و سازنده کمک کند که در آن، هر فرد فرصت شکوفایی و رشد دارد.

منبع: HBR