چک لیست برگزاری رویداد

اگر قصد برگزاری یک رویداد مهم را دارید، باید از چندین ماه قبل بدانید چه تجهیزاتی می‌خواهید و برای کدام تجهیزات نباید هزینه زیادی کنید. برخی از تجهیزات رویداد جز موارد بسیار واجب بوده و نمی‌توان آنها را نادیده گرفت. اگر رویدادی که می‌خواهید برگزار کنید، همایش باشد، حساسیت‌ها بیشتر می‌شود. به‌ویژه اگر همایشی بزرگ باشد، هماهنگی‌ها نیاز به تخصص بالایی دارد تا چیزی از قلم نیفتد.

اگر قصد برگزاری رویداد دارید، در این مطلب همراه ما باشید تا نکات مهم برگزاری چنین مراسمی را به شما بگوییم و تجهیزات مورد نیاز یک همایش ایده‌آل را توضیح دهیم. سعی می‌کنیم مواردی را یادآور شویم که برای رویدادهای کوچک و بزرگ لازم است.

تجهیزات مورد نیاز همایش

حداقل از 6 ماه قبل برای رویداد خود برنامه‌ریزی کنید. موارد مورد نیاز را لیست کنید و با برآورد قیمت تصمیم بگیرید که کدام تجهیزات لازم بوده و کدام موارد باید خط بخورند. در برآورد هزینه‌ها باید هزینه محل برگزاری همایش، هزینه پذیرایی، اسکان مهمانان، دستمزد افراد تیم و تجهیزات را در نظر بگیرید. در ادامه برخی از مهم‌ترین تجهیزات مورد نیاز در رویداد را ذکر می‌کنیم.

استخدام سخنران

باتوجه‌به نوع همایش احتمالا نیاز به یک یا چند سخنران خواهید داشت. در هر حوزه‌ای که قصد دارید، همایش برگزار کنید، باید از اساتید یا چهره‌های معروف در آن حوزه دعوت کنید تا حضار بتوانند از سخنان آنها استفاده کنند. ممکن است این مورد در قیمت‌گذاری بلیت تاثیر زیادی داشته باشد. بدون شک برنامه‌ای که با یک سخنران برگزار می‌شود، نسبت به رویدادی که چندین سخنران حرفه‌ای و شناخته‌شده در آن حضور دارند، متفاوت بوده و قیمت بلیت هم تغییر می‌کند.

قرارداد با ارائه‌دهندگان خدمات

زمان برگزاری رویداد احتمالا با کسب‌وکارهای مختلف هماهنگی‌هایی انجام داده و برای رزرو خدمات یا تجهیزات بیعانه‌ای واریز کرده‌اید. برای اینکه در زمان رویداد مشکلی ایجاد نشود و در لحظه آخر شخصی از ارائه خدمات منصرف نشود، باید یک قرارداد کامل و جامع امضا کنید تا از تمام جهات خیال شما راحت باشد.

استخدام مجری

برخی از همایش‌ها نیاز به یک مجری دارند تا برنامه را مدیریت کند. البته باید باتوجه‌به نوع برنامه در این رابطه تصمیم بگیرید. در بسیاری از همایش‌ها شخص سخنران، برنامه را در دست گرفته و از ابتدا تا انتها همایش را مدیریت می‌کند. اما برخی دیگر از همایش‌ها که دارای آیتم‌های جدا است، باید توسط مجری مدیریت شوند.

اجاره تلویزیون شهری

اگر به دنبال برگزاری رویدادی حرفه‌ای هستید، بهتر است اجاره تلویزیون شهری LED را در برنامه خود قرار دهید. تلویزیون‌های شهری در ابعاد دلخواه تنظیم شده و روی سن قرار می‌گیرند. درصورتی‌که همایش آموزشی بوده و نیاز به ارائه مطالبی روی تلویزیون است، می‌توان از این تلویزیون‌ها استفاده کرد. برخی رویدادها نیاز به ارائه مطالب روی صفحه نمایش ندارند. برای چنین برنامه‌هایی تلویزیون شهری جنبه زیبایی داشته و می‌توان لوگو مخصوص یا طرحی خاص را روی آن نمایش داد.

تبلیغات در صفحات مجازی

تمامی برنامه‌ریزی‌ها برای برگزاری همایش زمانی نتیجه‌بخش است که افراد دیگر به سمت این همایش جذب شوند. روی تبلیغات تمرکز زیادی داشته باشید و از صفحات مجازی به خوبی استفاده کنید. علاوه بر صفحه شخصی مربوط به همایش می‌توانید از افراد معروف در این حوزه بخواهید تا برای شما تبلیغات کنند.

خدمات استریم

در اکثر رویدادها از خدمات استریم استفاده می‌شود و با پخش اینترنتی رویداد افراد بیشتری می‌توانند از مطالب استفاده کنند. برای پخش زنده اینترنتی می‌توان از دوربین‌های باکبفبت استفاده کرد تا پخش آنلاین حرفه‌ای تر انجام شود. این کار نیاز به تخصص بالایی داشته و باید صدا و تصویر بدون هیچ مشکلی در اینترنت پخش شود.

برنامه‌ریزی برای پذیرایی

سعی کنید برای پذیرایی از بهترین و باکیفیت‌ترین گزینه‌ها انتخاب کنید. پذیرایی همایش می‌تواند خیلی ساده باشد. به عنوان مثال یک لیوان چای یا نسکافه به همراه شکلات یا کیک می‌تواند گزینه خوبی باشد. اما دقت کنید که همین گزینه‌های ساده کیفیت خوبی داشته باشند و طعم و ظاهر آنها مناسب سطح رویداد شما باشد.

کرایه سیستم صوتی

بسیاری از مکان‌های برگزاری رویداد سیستم صوتی نداشته یا سیستم صوتی فرسوده دارند. حتما در زمان بازدید از مکان رویداد سیستم‌های صوتی را بررسی کنید. اگر کیفیت صدا ایده‌آل نیست، به دنبال کرایه سیستم صوتی باشید. مهم‌ترین بخش در همایش صدا است. اگر صدا به وضوح در سالن پخش نشود یا کیفیت پایینی داشته باشد، نمی‌توانید رضایت حضار را جلب کنید. تصور کنید مکان رویداد در بهترین لوکیشن باشد و برای پذیرایی هزینه زیادی کنید. بهترین سخنرانان را دعوت کنید تا همایش شما در سطح بالایی انجام شود، اما در زمان صحبت سخنران صدا قطع شود یا کیفیت آن پایین بیاید. در این صورت تمامی برنامه‌ریزی‌های شما به هم می‌خورد.

اقدامات پس از رویداد

بسیاری از افراد تصور می‌کنند که با اتمام همایش کار آنها به پایان رسیده است و باید برای همایش بعدی برنامه‌ریزی را شروع کنند. اما این قسمت برنامه مهم بوده و نباید آن را کم اهمیت‌تر از قسمت‌های قبلی دانست. سعی کنید روز بعد از همایش در پیامی از حضار تشکر کنید که در برنامه شما حضور داشتند. اگر بتوانید پیام را شخصی‌سازی کنید، تاثیر بهتری دارد. همچنین از شرکت‌کنندگان در رویداد بخواهید نقاط ضعف و قوت رویداد را به شما بگویند تا بتوانید رویدادهای بعدی را بهتر برگزار کنید.

سخن آخر

هر رویدادی برای بهتر برگزار شدن نیاز به برنامه‌ریزی‌های دقیق دارد. بهتر است لیست تجهیزات و خدمات مورد نیاز را با چند نفر دیگر به اشتراک بگذارید تا از کامل بودن آن مطمئن شوید. تجهیزات را از بهترین ارائه‌دهندگان سفارش دهید تا در برنامه مشکلی ایجاد نشود. شما می‌توانید تجهیزات رویداد شامل تلویزیون شهری، سیستم صوتی، دستگاه ترجمه همزمان و دیگر اقلام را از سایت گرشا صوت اجاره کنید. گرشا صوت علاوه بر اجاره تجهیزات، در زمینه اجرای برنامه سابقه چندین ساله دارد.